Wie funktioniert ein Zeitraum beim Google-Calendar-Export wirklich?
Sie exportieren den Kalender der letzten Woche, um die Stunden für einen Kunden abzugleichen. Ein Gespräch, das um elf Uhr abends begann und bis in die frühen Morgenstunden des Montags lief, zählt dabei nur mit den Minuten nach Mitternacht. Die exportierte Datei selbst kennt keinen Zeitraum, denn Google liefert jedes Mal den gesamten Kalender. Der gewünschte Zeitraum wird also erst nachträglich angewendet, Termin für Termin, und ein Termin, der über die Grenze reicht, wird gekürzt, statt verworfen oder ganz behalten zu werden.
Ein Export hat keinen Zeitraum, bis Calendar Timesheet einen anwendet
Eine aus Google Kalender heruntergeladene .ics-Datei enthält immer den gesamten Kalender. Einen „letzten Monat“ oder eine „diese Woche“ gibt es in der Datei nicht. Den Zeitraum, den Sie in Calendar Timesheet festlegen, wendet das Tool nachträglich an, Termin für Termin: Ein Termin bleibt im Filter, sobald er sich mit dem Zeitfenster überschneidet, und sei es nur kurz. Deshalb erscheint auch ein Termin, der nur zum Teil in Ihren Zeitraum fällt, statt wie bei einem Tabellenfilter schon auf Dateiebene abgeschnitten zu werden.
Ein Termin über der Grenze wird gekürzt, nicht verworfen
Ein Gespräch von elf Uhr abends bis ein Uhr morgens, das über den Beginn eines Zeitraums vom 18. bis 22. August reicht, verschwindet weder, noch zählt es voll. Calendar Timesheet schreibt nur den Teil innerhalb des Zeitfensters gut, also 60 der 120 Minuten, die das Gespräch tatsächlich dauerte, und markiert die Zeile als „Beschnitten“. So ist klar, dass die Summe nur einen Teil zeigt und nicht endgültig ist. Die Zeile zeigt weiterhin die echte Start- und Endzeit des Gesprächs und sieht damit aus wie der Kalendereintrag, auch wenn nur ein Teil davon abgerechnet wird.
Ein Termin, der keine Grenze berührt, wird nie markiert
Ein Gespräch, das deutlich innerhalb des Zeitraums beginnt und endet, etwa von neun bis zehn Uhr morgens, lange nach Beginn des Zeitraums, zählt mit seinen vollen 60 Minuten und wird nicht als „Beschnitten“ markiert. Die Markierung gilt nur den Zeilen, die tatsächlich an eine Grenze stoßen, nicht jeder Zeile im Bericht.
Eine Grenze berühren und sie überschreiten ist nicht dasselbe
Ein Gespräch, das genau in dem Moment endet, in dem Ihr Zeitraum beginnt, zählt überhaupt nicht. Es liegt nie im Zeitfenster, deshalb lässt Calendar Timesheet es ganz aus dem Bericht heraus: keine Zeile, kein Bruchteil einer Minute und kein Eintrag bei den ausgeschlossenen Terminen. Es muss eine echte Überschneidung geben: Eine Grenze, die ein Termin nur erreicht, aber nie überschreitet, zählt nicht als innerhalb des Zeitfensters.
Mit einem größeren Zeitraum zählt das ganze Gespräch
Calendar Timesheet arbeitet immer mit einem Zeitraum: einer voreingestellten Woche oder einem voreingestellten Monat oder einem eigenen Zeitraum, bei dem beide Daten ausgefüllt sind. Mit einem leeren Zeitraum erstellt das Tool keinen Bericht. Soll ein Gespräch voll zählen, wählen Sie einen Zeitraum, der es ganz enthält: Dasselbe Gespräch, das in einem Zeitfenster vom 18. bis 22. August auf 60 Minuten gekürzt wird, zählt seine vollen 120 Minuten, sobald der Zeitraum am 17. beginnt. Gekürzt wird nur an der Grenze eines Zeitraums, nicht bei jedem Termin.
Der letzte Tag eines Zeitraums zählt ganz, nicht nur sein erster Moment
Wählen Sie „18. bis 22. August“, läuft das Zeitfenster in Calendar Timesheet bis zum Ende des 22. und nicht nur bis zu dessen erstem Moment. Der Zeitraum endet also tatsächlich um Mitternacht am 23. August. Ein Gespräch in der letzten halben Stunde des 22. zählt weiterhin mit seinen vollen 30 Minuten. Genau an dieser Grenze entsteht leicht ein Fehler, der unbemerkt den letzten Tag jedes Berichts verschluckt.
Ein Tag mit Zeitumstellung ist kürzer, als die übliche Zeitraumrechnung annimmt
Wählen Sie einen Zeitraum von zwei Tagen, in den zufällig die Umstellung auf Sommerzeit in Großbritannien fällt, ist das Zeitfenster in Calendar Timesheet 47 echte Stunden lang, nicht 48, denn dieser Tag hat nur 23 Stunden. Der Zeitraum beginnt und endet jeweils um Mitternacht in der Zeitzone Ihres Berichts. So fällt die fehlende Stunde aus der Rechnung heraus, statt die Summe unbemerkt aufzublähen.
Ein Zeitraum darf nicht beliebig lang sein
Calendar Timesheet akzeptiert keinen benutzerdefinierten Zeitraum, der länger als 400 Tage ist. Ein täglich wiederkehrender Termin wird für jeden Tag im gewählten Zeitfenster zu einem eigenen Vorkommen. Bei einem unbegrenzten Zeitraum müsste Ihr Browser Jahrzehnte davon auf einmal erzeugen. Die Grenze schützt also den Tab, in dem Sie arbeiten, und schränkt nicht ein, was Sie abrechnen dürfen.
Was Calendar Timesheet Ihnen nicht sagen kann
Das Kürzen ist eine Einschätzung, die Calendar Timesheet für Sie trifft, keine Tatsache über Ihre Arbeit. Ein Gespräch über der Grenze wird nur mit den Minuten innerhalb des Zeitraums gutgeschrieben. Haben Sie es tatsächlich komplett der Vorwoche berechnet, liegt diese Einschätzung in Ihrem Fall falsch. Genau deshalb bleibt jede gekürzte Zeile markiert, statt still in der Summe aufzugehen. Auch die Obergrenze von 400 Tagen ist eine echte Einschränkung und keine Formsache: Wählen Sie mehr, erstellt Calendar Timesheet den Bericht gar nicht erst.
Häufig gestellte Fragen
- Verwirft Calendar Timesheet einen Termin, der vor dem Zeitraum meines Exports beginnt?
- Nein, der Termin wird gekürzt. Ein Gespräch, das über den Beginn eines Zeitraums vom 18. bis 22. August reicht, behält von seinen tatsächlichen 120 Minuten nur die 60 Minuten innerhalb des Zeitraums. Die Zeile wird als „Beschnitten“ markiert, nicht entfernt.
- Was passiert mit einem Termin, der genau in dem Moment endet, in dem mein Zeitraum beginnt?
- Er fehlt im Bericht ganz und wird nicht auf einen Bruchteil gekürzt. Der Termin liegt nie tatsächlich im Zeitfenster, deshalb bekommt er weder eine Zeile noch einen Eintrag bei den ausgeschlossenen Terminen.
- Kann ich einen Bericht ohne Zeitraum erstellen?
- Nein. Calendar Timesheet arbeitet immer mit einem Zeitraum: einer voreingestellten Woche oder einem voreingestellten Monat oder einem eigenen Zeitraum, bei dem beide Daten ausgefüllt sind. Soll ein Gespräch voll zählen, wählen Sie einen Zeitraum, der es ganz enthält: Das Gespräch, das vom 18. bis 22. August auf 60 Minuten gekürzt wird, zählt seine vollen 120 Minuten, sobald der Zeitraum am 17. beginnt.
- Umfasst der Zeitraum meines Exports den ganzen letzten Tag oder endet er schon um Mitternacht zu dessen Beginn?
- Den ganzen Tag. Ein Zeitraum „18. bis 22. August“ läuft bis Mitternacht am 23. August. Ein Termin in der letzten halben Stunde vor Mitternacht am 22. zählt deshalb weiterhin mit seinen vollen 30 Minuten.
- Wie lang darf ein benutzerdefinierter Zeitraum beim Export höchstens sein?
- 400 Tage. Bei einem längeren Zeitraum erstellt Calendar Timesheet den Bericht nicht. Ein täglich wiederkehrender Termin wird für jeden Tag des gewählten Zeitfensters zu einem eigenen Vorkommen, und ein Browser-Tab kann davon nicht beliebig viele fassen.
Probieren Sie es mit Ihrem eigenen Kalender
Calendar Timesheet liest einen .ics-Export direkt in Ihrem Browser. Es wird nichts hochgeladen und keine Verbindung zu Ihrem Google-Konto hergestellt.