Was genau macht CRM Import Check?

Sie legen die CSV- oder Excel-Datei ab, die Sie in Ihr CRM importieren wollen, und wählen das Ziel: HubSpot, Salesforce oder Pipedrive. Das Tool ordnet Ihre Spalten den Feldern dieses CRM zu, prüft jede Zeile nach dessen dokumentierten Importregeln und zeigt Ihnen ein Ergebnis samt Liste der Befunde. Danach wählen Sie die Korrekturen aus und laden eine bereinigte Datei herunter.

Warum sind Dubletten wichtig, wenn mein CRM sie doch selbst erkennt?

Weil Ihr CRM auch innerhalb der Datei Dubletten auflöst, ohne Sie vorher zu fragen. HubSpot vergleicht die Zeilen Ihrer Datei miteinander und meldet „Duplicate unique property value“: Importiert wird nur eine der kollidierenden Zeilen, HubSpot entscheidet, welche, und die Werte der anderen Zeile kommen nicht an. Das erfahren Sie erst hinterher aus dem Fehlerbericht, wenn der Import schon gelaufen ist. Dieses Tool zeigt es Ihnen vor dem Hochladen: welche Zeilen kollidieren, bei welcher Eigenschaft und worin sich ihre Werte unterscheiden. So entscheiden Sie, welcher Datensatz bleibt, und nicht der Import.

Kann das Tool Excel-Dateien lesen?

Ja, .xlsx-Dateien, auch wenn Zellen Formeln enthalten: Das Tool liest die zwischengespeicherten Werte, die auch ein CRM erhalten würde. Ältere .xls-Dateien (vor 2007) werden nicht gelesen; öffnen Sie eine solche Datei und speichern Sie sie als .xlsx oder CSV. Hat eine Arbeitsmappe mehrere Tabellenblätter, liest das Tool das erste. Bei HubSpot, das Dateien mit mehreren Blättern grundsätzlich ablehnt, und bei Pipedrive, das ein Blatt pro Import entgegennimmt, weist das Tool Sie darauf hin; bei Salesforce liest es das erste Blatt ohne Hinweis.

Ändert das Tool meine Daten, ohne zu fragen?

Angewendet wird nur, was Sie anhaken. Jede geänderte Zelle zeigt ihren Wert vorher und nachher, das Änderungsprotokoll lässt sich als eigene Datei herunterladen, und das Original bleibt einen Klick entfernt. Korrekturen werden immer aus der abgelegten Datei neu berechnet: Wenn Sie eine abwählen, steht dort wieder genau das, was vorher dort stand.

Wie groß darf die Datei sein?

Bis zu 50 MB. Das ist die Grenze dessen, was ein Browser-Tab gut verarbeiten kann, keine Grenze des CRM. Ist Ihre Datei größer, teilen Sie sie auf. Beachten Sie außerdem, dass der Data Import Wizard von Salesforce ohnehin weniger als 50.000 Datensätze pro Durchlauf annimmt; auch darauf weist das Tool hin.

Nichts. Keine Registrierung, keine Testphase und innerhalb der 50-MB-Grenze keine Zeilenbegrenzung. WorkAlio baut spezialisierte Tools, die sofort funktionieren. Sollte es je eine kostenpflichtige Version geben, dann für etwas, das diese kostenlose Version nicht kann.

Kann es die Daten bereinigen, die schon in meinem CRM liegen?

Nein, und das ganz bewusst. Tools, die sich mit Ihrem CRM verbinden und den vorhandenen Bestand bereinigen, gibt es bereits – sie rechnen pro Datensatz ab. Dieses Tool prüft, bevor irgendetwas in Ihr führendes System geschrieben wird: solange die Korrektur nichts kostet und nichts rückgängig gemacht werden muss.

CSV vor dem CRM-Import prüfen, nicht danach.

Legen Sie die Datei ab, bevor sie in HubSpot, Salesforce oder Pipedrive landet. CRM Import Check zeigt, was abgelehnt oder gekürzt würde und wo Dubletten stecken.

CSV- oder Excel-Datei zum Prüfen hier ablegenoder klicken, um eine Datei auszuwählenDatei auswählen

CSV, TSV oder Excel, bis zu 20 MB

Kostenlos, kein Konto nötig, und die Datei verlässt Ihren Browser nie.

So funktioniert es

Sehen Sie in 81 Sekunden, wie CRM Import Check findet, was HubSpot, Salesforce oder Pipedrive ablehnen würden.

Eine echte Kontaktdatei, geprüft im echten Produkt – ohne Konto, und Sie müssen nichts hochladen, um zuzusehen.

Titelkarte des Films zu CRM Import Check („27 findings. 11 rewrites.“) neben dem Exportbildschirm: Die bereinigte Datei ist zum Download bereit, und eine Zeile weist darauf hin, dass noch Blocker bestehen.

1:21

Eine Minute und 21 Sekunden, mit Sprecherstimme und Musik ab der ersten Sekunde.

Bisher wurde nichts an YouTube gesendet: Bild und Text stammen von uns. Erst wenn Sie auf Play klicken, verbindet sich Ihr Browser mit YouTube. Das Video ist auf Englisch; die Schritte finden Sie unten in Ihrer Sprache.

0:03Schon beim Öffnen falsch
0:06Doppelt – und zwei werden zu einem
0:10Eine Spalte, zwei Datumsformate
0:15Sieht gut aus. Ist es nicht.
0:18HubSpot, Salesforce oder Pipedrive.
0:21Abgelehnt, gekürzt oder stillschweigend zusammengeführt.
0:25Ihre Spalten, die Feldnamen des CRM.
0:32Eine Datumsspalte nutzt mehr als ein Format
0:46Eine Spalte wurde keinem Feld zugeordnet
1:02Vierzehn davon lassen sich automatisch beheben.
1:06Es bestehen noch Blocker.

youtu.be/3ycBu-UauWQ · veröffentlicht am 24. September 2026

Ein CRM-Import scheitert leise. Genau das ist das Problem.

Manche Zeilen werden abgelehnt und landen in einer Fehlerdatei, die Sie erneut importieren können. Teuer sind die Zeilen, die das CRM annimmt – und dabei unbemerkt verändert.

Sie merken es erst danach
Das CRM entscheidet, welche der doppelten Zeilen übernommen wird
HubSpot vergleicht die Zeilen Ihrer Datei durchaus miteinander und meldet die Kollision als Importfehler. Nur wählen können Sie nicht: Importiert wird nur eine der kollidierenden Zeilen, HubSpot entscheidet, welche, und die Werte der anderen Zeile kommen nicht an. Davon erfahren Sie erst hinterher im Fehlerbericht, wenn der Import schon gelaufen ist.
Unbemerkt gekürzt
Ein zu langer Wert wird gekürzt, nicht abgelehnt
Das Standardfeld Email in Salesforce fasst 80 Zeichen, obwohl der E-Mail-Standard 254 erlaubt; Phone fasst 40. Ein längerer Wert wird abgelehnt oder gekürzt gespeichert – und in der Tabelle sehen Sie davon in keinem Fall etwas.
Mit falschem Datum importiert
Eine Datumsspalte, zwei Datumsformate
Im Importassistenten legen Sie ein Format für die ganze Spalte fest. Zeilen, die andersherum geschrieben sind, werden mit einem völlig anderen Datum importiert: 03/09 steht je nachdem, wer es eingetippt hat, für zwei verschiedene Tage, und das CRM fragt nicht nach.

Jede Regel hier ist an der veröffentlichten Importdokumentation des jeweiligen CRM überprüft, nicht an einer allgemeinen Vorstellung davon, wie eine ordentliche Tabelle aussieht.

Ablegen, prüfen, exportieren. Mehr macht das Tool nicht.

So kommt die Datei an

kontakte-q3.csv

HubSpot · Personen

Was die Prüfung findet

Dieselbe E-Mail-Adresse in zwei Zeilen
4 Zeilen
Blocker
E-Mail-Adresse, die beim Import abgelehnt wird
11 Zeilen
Blocker
Telefonnummer enthält Text
38 Zeilen
Warnung

Was Sie mitnehmen

contacts-q3-clean.csv

Email,First Name,Last Name,Phone

ada@example.co,Ada,Diaz,+1 512 555 0110

Nach den Regeln Ihres CRM geprüft

Wählen Sie HubSpot, Salesforce oder Pipedrive, und die Regeln passen sich an: Pflichtfelder, eindeutige Schlüssel, Feldlängen und Importgrenzen des jeweiligen Systems.

Jeder Befund nennt die betroffenen Zeilen

Keine Punktzahl, kein Prozentwert. Jeder Befund sagt, worum es geht, welche Zeilen betroffen sind, was das CRM damit macht und ob das Tool es für Sie beheben kann.

Eine bereinigte Datei und was offen bleibt

Laden Sie die bereinigte CSV mit den Spaltennamen des CRM herunter, dazu einen Problembericht für die Zeilen, die noch manuell bearbeitet werden müssen, und das unveränderte Original.

So sieht ein Befund aus

Drei echte Fälle: die Zeile, die das Problem auslöst, und der Satz, den das Tool dazu schreibt.

Derselbe Kunde, zweimal: Eingabe: Zeile 12 und Zeile 340 enthalten beide ada@example.co, aber unterschiedliche Positionen.
Ausgabe: ein Blocker, beide Zeilennummern und die beiden Werte nebeneinander.
Befund: HubSpot importiert eine dieser beiden Zeilen und meldet die andere als Dublette. Entscheiden Sie vor dem Import, welche Position stimmt.
Eine Adresse, die für Salesforce zu lang ist: Eingabe: eine 84 Zeichen lange E-Mail-Adresse in einer Datei für Salesforce.
Ausgabe: ein Blocker, der das Feld, die Grenze und die Zeile nennt.
Befund: Das Feld Email in Salesforce fasst 80 Zeichen. Für HubSpot besteht dieselbe Datei die Prüfung.
Eine Datumsspalte, die sich nicht entscheiden kann: Eingabe: eine Spalte Created, die sowohl 2024-03-11 als auch 12/04/2024 enthält.
Ausgabe: eine Warnung, die die Spalte und beide gefundenen Formate nennt.
Befund: Nichts wird automatisch umgewandelt – das Tool rät nicht, welcher Tag mit 12/04 gemeint ist.

Drei Schritte, dann geht es zurück ins CRM

Datei ablegen und Ziel wählen

Eine CSV-, TSV- oder Excel-Datei und das CRM, in das sie importiert werden soll. Die Datei wird in Ihrem Browser-Tab gelesen und nirgendwohin hochgeladen.

Ergebnis ansehen

Bereit, Prüfung nötig oder nicht bereit – die Blocker zuerst, daneben die Spaltenzuordnung und dazu die betroffenen Zeilen.

Korrekturen wählen, Datei mitnehmen

Haken Sie die gewünschten Korrekturen an. Jede geänderte Zelle zeigt Vorher und Nachher, angewendet wird nur, was Sie ausgewählt haben, und das Original ist immer einen Klick entfernt.

Was geprüft wird

45 Prüfungen. Jede beschreibt, was das Ziel-CRM mit der Zeile tatsächlich macht – keine Meinung darüber, wie ordentliche Daten aussehen.

Dubletten, die das CRM nicht erkennt

Dieselbe E-Mail-Adresse oder Domain zweimal in einer Datei, identische Zeilen und dieselbe Person unter zwei Adressen: gleicher Name bei derselben Firma oder dieselbe Telefonnummer.

Kontaktdaten, die nicht funktionieren

Fehlerhafte Adressen, zwei Adressen in einer Zelle, Wegwerf-Domains, Sammelpostfächer, vermutliche Tippfehler, Telefonnummern mit Text und Zeilen ohne jede Kontaktmöglichkeit.

Formatierung, an der der Import scheitert

Durch falsche Zeichenkodierung zerstörte Umlaute und Akzente, unsichtbare Zeichen, Tabellenfehler wie #REF!, Zellen, die wie eine Formel beginnen, und Zahlen mit Tausendertrennzeichen.

Werte, die zu lang für das Feld sind

Abgeglichen mit den veröffentlichten Feldlängen des Ziel-CRM: Sie sehen, was gekürzt würde, bevor es passiert – und entscheiden selbst, was wegfallen darf.

Spalten, die sich nicht zuordnen lassen

Jede Spalte wird einem CRM-Feld zugeordnet, Spalten ohne Treffer werden markiert, zwei Spalten für dasselbe Feld gemeldet, und jede Zuordnung können Sie selbst ändern.

Datensätze, die dort nicht hingehören

Übrig gebliebene Testeinträge aus einem Formular, Platzhalter, die nur eingetippt wurden, um ein Pflichtfeld zu umgehen, und Spalten mit demselben Wert in jeder Zeile.

Drei CRMs, drei Regelwerke

Eine Datei, die für das eine passt, passt nicht automatisch für das andere. Wechseln Sie das Ziel, laufen alle Prüfungen neu.

HubSpot
Was geprüft wirdErkennt Dubletten bei Kontakten über Email und bei Firmen über Company domain name – sowohl gegenüber vorhandenen Datensätzen als auch innerhalb Ihrer Datei. Dort wird eine der kollidierenden Zeilen importiert, die übrigen werden als Fehler gemeldet. Lehnt Arbeitsmappen mit mehr als einem Tabellenblatt ab.
Wichtigste GrenzenEmail · Company domain name · Record ID · 1 MB pro Zelle · 1.048.576 Zeilen (kostenpflichtige Tarife) · unter 1.000 Spalten
Salesforce
Was geprüft wirdDie Standardfelder sind kurz und die Grenzen streng: Ein längerer Wert wird abgelehnt oder gekürzt gespeichert. Last Name ist bei Kontakten und Leads Pflicht.
Wichtigste GrenzenEmail 80 · Phone 40 · First 40 · Last 80 · Account 255 · unter 50.000 Datensätze
Pipedrive
Was geprüft wirdPersonen brauchen einen Namen. Zeilen ohne Pflichtwert landen in einer separaten Datei, statt den Import scheitern zu lassen, und ein Import liest nur ein Tabellenblatt der Arbeitsmappe.
Wichtigste GrenzenName Pflicht · Datei mit übersprungenen Zeilen · ein Tabellenblatt · 200.000 Zeilen · 50 MB pro Datei

Wer das Tool nutzt

Alle, die gleich eine Liste echter Menschen in ein System importieren, auf das sich andere verlassen.

Revenue Ops und Sales Ops
Sie kümmern sich um die Datenqualität, für die sich niemand bedankt. Hier prüfen Sie vor dem Import, solange eine Korrektur noch nichts kostet.
Agenturen und Berater
Sie erledigen das für jeden Kunden mehrmals im Jahr, jedes Mal mit einer anderen Datei. Keine Verbindung einrichten, nichts installieren – bei keinem Projekt.
Alle, die eine Liste importieren
Ein Messe-Export, eine gekaufte Liste, eine Tabelle, die ein Kollege seit drei Jahren pflegt. Finden Sie heraus, was darin steckt, bevor Ihr CRM es tut.
CRM-Migrationen
Bei einem Systemwechsel gibt es einen Export, den niemand vollständig gelesen hat. Prüfen Sie die Datei zuerst nach den Regeln des neuen Systems.

Was das Tool nicht tut

Klar gesagt, denn genau diese Grenzen machen es zu einem Tool statt zu vier.

Es importiert nicht für Sie
Keine Verbindung, keine API, keine automatische Übertragung. Die bereinigte Datei importieren Sie selbst mit dem Importassistenten Ihres CRM – auch deshalb stimmt unser Datenschutzversprechen.
Es prüft keine Postfächer
Ob eine Adresse wirklich E-Mails empfängt, lässt sich nur über das Netzwerk klären, und dafür müssten Ihre Kontakte übertragen werden. Geprüft werden nur Syntax und Struktur.
Es führt keine Dubletten zusammen
Es findet sie, gruppiert sie und zeigt, was in jeder Zeile steht. Welcher Datensatz bleibt, ist eine Entscheidung über einen Kunden – die sollte keine Regel treffen.
Es erfindet keine Landesvorwahl
Es entfernt überflüssige Zeichen aus Telefonnummern und markiert, was ein CRM ablehnen wird. Aus einer Nummer ohne Vorwahl ein Land abzuleiten wäre geraten, und das Tool rät nicht.

Datenschutz

Die Datei bleibt in Ihrem Browser.

Eine Kontaktliste enthält die persönlichsten Daten, die ein WorkAlio-Tool verarbeitet: Namen, geschäftliche und private Adressen, Telefonnummern, Arbeitgeber. Deshalb wird nichts davon übertragen.

Ihre Datei wird im Browser-Tab verarbeitet. Sie wird nie hochgeladen, weil kein Code auf dieser Seite sie sendet – dafür sorgt unser Code, nicht der Browser. Was der Browser durchsetzt, ist die Reichweite: Die Content-Security-Policy erlaubt der Seite selbst nur Verbindungen zu unserer eigenen Domain, zu den beiden Analytics-Hostnamen von Cloudflare und zu youtube-nocookie.com für den Frame des YouTube-Players im Demo-Video; von YouTube wird allerdings nichts geladen, bevor Sie das Video starten. Dort endet unsere Policy: Der Player ist ein eigenes Dokument von YouTube, und was er in diesem Rahmen lädt, steuern und zählen wir nicht. Nichts aus Ihrer Datei ist darin enthalten.

Es gibt keine CRM-Verbindung. CRM Import Check meldet sich nie bei HubSpot, Salesforce oder Pipedrive an, liest nie aus Ihrer Datenbank und schreibt nie hinein. Das Tool prüft nur die Datei, die Sie gleich selbst ins CRM importieren.

Die E-Mail-Prüfungen laufen offline. Syntax, Struktur, Sammeladressen, Wegwerf-Domains und vermutliche Tippfehler werden anhand von Listen beurteilt, die in die Seite eingebaut sind. Keine Adresse wird online nachgeschlagen, denn dafür müsste sie versendet werden.

Kein Konto, keine Anmeldung, kein Cookie-Banner. Die Seite sendet ein anonymes Ereignis, dass eine Datei geprüft wurde – ohne Dateinamen, Zeilenzahl oder Spaltennamen –, dazu die anonyme Messung der Seitenaufrufe von Cloudflare. Wenn Sie das Demo-Video starten, verbindet sich Ihr Browser mit dem YouTube-Player, der dann von Googles eigenen Hosts lädt, was er eben lädt. Diese Anfragen steuern und zählen wir nicht, und keine davon enthält etwas aus Ihrer Datei.

So gehen wir mit Daten um

Was zuerst gefragt wird

Ist Ihre Frage hier nicht beantwortet, erreichen Sie über das Kontaktformular einen Menschen.

Weitere Fragen

Fragen zur Prüfung der Datenqualität vor dem Import

Sechs weitere Fragen – was „korrekt“ bei einer Datei heißen kann und was nicht, Auswahllisten und Inhaber, Firmendatensätze – und drei Beispiele Schritt für Schritt.

Zur Fragenseite

Was genau macht CRM Import Check?: Sie legen die CSV- oder Excel-Datei ab, die Sie in Ihr CRM importieren wollen, und wählen das Ziel: HubSpot, Salesforce oder Pipedrive. Das Tool ordnet Ihre Spalten den Feldern dieses CRM zu, prüft jede Zeile nach dessen dokumentierten Importregeln und zeigt Ihnen ein Ergebnis samt Liste der Befunde. Danach wählen Sie die Korrekturen aus und laden eine bereinigte Datei herunter.
Welche CRMs werden unterstützt?: HubSpot, Salesforce und Pipedrive, jeweils für Personen und Firmen. Jedes System hat eigene Pflichtfelder, eindeutige Schlüssel, Feldlängen und Importgrenzen, und wenn Sie das Ziel wechseln, laufen alle Prüfungen mit den neuen Regeln erneut.
Wird meine Kontaktdatei irgendwohin hochgeladen?: Nein. Die Datei wird in Ihrem Browser-Tab gelesen und geprüft. Die Content-Security-Policy erlaubt der Seite selbst nur Verbindungen zu unserer eigenen Domain, zu den beiden Analytics-Hostnamen von Cloudflare – einer liefert das Messskript, der andere empfängt anonyme Leistungsdaten der Seite – und zu youtube-nocookie.com für den Frame des YouTube-Players im Demo-Video; von YouTube wird allerdings nichts geladen, bevor Sie das Video starten. Dort endet unsere Policy: Was der YouTube-Player in diesem Rahmen lädt, steuern und zählen wir nicht, und an keine dieser Stellen wird Ihre Datei gesendet. Es gibt kein Konto und keine CRM-Verbindung.
Warum sind Dubletten wichtig, wenn mein CRM sie doch selbst erkennt?: Weil Ihr CRM auch innerhalb der Datei Dubletten auflöst, ohne Sie vorher zu fragen. HubSpot vergleicht die Zeilen Ihrer Datei miteinander und meldet „Duplicate unique property value“: Importiert wird nur eine der kollidierenden Zeilen, HubSpot entscheidet, welche, und die Werte der anderen Zeile kommen nicht an. Das erfahren Sie erst hinterher aus dem Fehlerbericht, wenn der Import schon gelaufen ist. Dieses Tool zeigt es Ihnen vor dem Hochladen: welche Zeilen kollidieren, bei welcher Eigenschaft und worin sich ihre Werte unterscheiden. So entscheiden Sie, welcher Datensatz bleibt, und nicht der Import.
Kann das Tool Excel-Dateien lesen?: Ja, .xlsx-Dateien, auch wenn Zellen Formeln enthalten: Das Tool liest die zwischengespeicherten Werte, die auch ein CRM erhalten würde. Ältere .xls-Dateien (vor 2007) werden nicht gelesen; öffnen Sie eine solche Datei und speichern Sie sie als .xlsx oder CSV. Hat eine Arbeitsmappe mehrere Tabellenblätter, liest das Tool das erste. Bei HubSpot, das Dateien mit mehreren Blättern grundsätzlich ablehnt, und bei Pipedrive, das ein Blatt pro Import entgegennimmt, weist das Tool Sie darauf hin; bei Salesforce liest es das erste Blatt ohne Hinweis.
Ändert das Tool meine Daten, ohne zu fragen?: Angewendet wird nur, was Sie anhaken. Jede geänderte Zelle zeigt ihren Wert vorher und nachher, das Änderungsprotokoll lässt sich als eigene Datei herunterladen, und das Original bleibt einen Klick entfernt. Korrekturen werden immer aus der abgelegten Datei neu berechnet: Wenn Sie eine abwählen, steht dort wieder genau das, was vorher dort stand.
Wie groß darf die Datei sein?: Bis zu 50 MB. Das ist die Grenze dessen, was ein Browser-Tab gut verarbeiten kann, keine Grenze des CRM. Ist Ihre Datei größer, teilen Sie sie auf. Beachten Sie außerdem, dass der Data Import Wizard von Salesforce ohnehin weniger als 50.000 Datensätze pro Durchlauf annimmt; auch darauf weist das Tool hin.
Was kostet es?: Nichts. Keine Registrierung, keine Testphase und innerhalb der 50-MB-Grenze keine Zeilenbegrenzung. WorkAlio baut spezialisierte Tools, die sofort funktionieren. Sollte es je eine kostenpflichtige Version geben, dann für etwas, das diese kostenlose Version nicht kann.
Kann es die Daten bereinigen, die schon in meinem CRM liegen?: Nein, und das ganz bewusst. Tools, die sich mit Ihrem CRM verbinden und den vorhandenen Bestand bereinigen, gibt es bereits – sie rechnen pro Datensatz ab. Dieses Tool prüft, bevor irgendetwas in Ihr führendes System geschrieben wird: solange die Korrektur nichts kostet und nichts rückgängig gemacht werden muss.

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