CRM インポートの事前検査
インポートが何を壊すのか 実行する前に知る。
HubSpot・Salesforce・Pipedrive に送ろうとしている連絡先や企業のファイルをアップロードしてください。CRM Import Check が、何が拒否され、何が切り詰められ、何が黙って統合されるかを伝え、より整ったファイルを返します。
CSV、TSV、Excel対応・最大20MB
無料、アカウント不要。ファイルはブラウザーから出ません。
- Blocker
2 行で同じメールアドレス
4 行
- Blocker
インポート側が拒否するメールアドレス
11 行
- Warning
電話番号に文字が含まれる
38 行
CRM Import CheckがHubSpot、Salesforce、Pipedriveで拒否される内容を見つける様子を30秒でご覧ください。
実際の製品でチェックした、本物の連絡先ファイルです。アカウントは不要で、見るために何かをアップロードする必要もありません。
0:3030秒間で、音声はミュートで始まります — 読み込まれたらプレーヤー自体で音声をオンにしてください。
この時点ではまだYouTubeには何も送信されていません。画像もこの文章も、こちらから提供したものです。再生ボタンを押すことで、はじめてブラウザがYouTubeに接続されます。収録は英語で、手順は下記にお使いの言語で記載しています。
- 0:00HubSpot、Salesforce、またはPipedrive。
- 0:02拒否、切り詰め、あるいは気づかぬ結合。
- 0:05あなたの列名を、相手のフィールド名に。
- 0:08指摘事項はすべて値を示す。
- 0:1115件は自動で修正される。
- 0:141件ずつ、修正前と修正後。
- 0:18変更は必ず明示される。
- 0:21受理されるファイルを受け取る。
CRM のインポートは、大きな音を立てて失敗してはくれません。
拒否された行はエラーファイルに落ち、取り込み直せます。高くつくのは、CRM が受け入れたうえで黙って書き換える行のほうです。
エラーも警告もなし
CRM はあなたのファイルの中の重複を見ません
HubSpot はメールアドレスを、いま渡したファイルの他の行ではなく、すでに保有しているレコードと照合します。同じアドレスの 2 行は順に取り込まれ、後の行が前の行の項目を上書きします。それが起きたことを知らせるものは何もありません。
静かに切り詰められる
項目より長い値は、拒否ではなく切り捨て
Salesforce の標準 Email 項目はメールの規格が 254 文字まで許すところを 80 文字、Phone は 40 文字です。それより長い値は拒否されるか切り詰めて保存され、スプレッドシート上ではどちらも見えません。
違う日付として取り込まれる
1 つの日付列に 2 つの書式
インポート側には列全体で 1 つの書式を伝えます。もう一方の書き方をした行は、まったく別の日付として取り込まれます。03/09 は書いた人によって 2 つの異なる日で、CRM がそれを尋ねることはありません。
ここでのルールはすべて、整ったスプレッドシートという一般論ではなく、取り込み先 CRM 自身が公開しているインポート仕様に照らして検査されます。
アップロードして、確認して、書き出す。ツールはそれだけです。
届いたままの状態
contacts-q3.csv
チェックで見つかること
- Blocker
2 行で同じメールアドレス
4 行
- Blocker
インポート側が拒否するメールアドレス
11 行
- Warning
電話番号に文字が含まれる
38 行
持ち帰れるもの
contacts-q3-clean.csv
Email,First Name,Last Name,Phone
ada@example.co,Ada,Diaz,+1 512 555 0110
あなたの CRM に合わせた検査
HubSpot・Salesforce・Pipedrive のどれを選ぶかでルールが変わります。必須項目も、重複判定のキーも、項目の長さも、インポートの上限も、それぞれのものになります。
どの指摘も該当する行を示す
点数でも割合でもありません。それが何であり、どの行が該当し、CRM がそれをどう扱い、こちらで直せるのかどうかを、指摘ごとに伝えます。
そのまま取り込めるファイル
CRM 自身の列名を付けた整った CSV、まだ人の判断が要る行をまとめた指摘レポート、そして手を加えていない元のファイルをダウンロードできます。
指摘は実際にどう見えるのか
実際の 3 つの事例。原因となる行と、ツールがそれについて書く文です。
- 同じ顧客が 2 回
入力：12 行目と 340 行目がどちらも ada@example.co を持ち、役職が異なる。
出力：ブロッカー 1 件、両方の行番号、そして 2 つの値を並べて表示。
指摘：HubSpot は両方を取り込み、340 行目が 12 行目の役職を上書きします。先に統合してください。
- Salesforce には長すぎるアドレス
入力：Salesforce 向けのファイルにある 84 文字のメールアドレス。
出力：項目・上限・行番号を示すブロッカー 1 件。
指摘：Salesforce の Email 項目は 80 文字までです。同じファイルでも HubSpot なら通ります。
- 二通りに読める日付列
入力：2024-03-11 と 12/04/2024 の両方を含む作成日の列。
出力：列名と見つかった 2 つの書式を示す警告 1 件。
指摘：自動変換はしません。12/04 がどの日を指すのかをツールは推測しません。
3 ステップで、CRM に戻れます
アップロードして取り込み先を選ぶ
CSV・TSV・Excel のファイルと、その行き先の CRM。ファイルはブラウザータブ内で読み込まれ、どこにもアップロードされません。
判定を読む
取り込める・要確認・まだ取り込めないのいずれか。ブロッカーを先頭に、列のマッピングを隣に並べ、該当する行を示します。
修正を選び、ファイルを受け取る
適用したい修正にチェックを入れます。変わったセルはすべて変更前と変更後を示し、選んでいないものは適用されず、元のファイルは常にワンクリックで戻せます。
何を探すのか
45 の検査。そのどれもが、整ったデータについての意見ではなく、取り込み先の CRM がその行をどう扱うかという主張です。
CRM が見つけない重複
1 つのファイル内に 2 度現れる同じメールやドメイン、完全に同一の行、そして 2 つのアドレスの下にいる同一人物。同じ会社の同じ氏名、あるいは同じ電話番号。
使えない連絡先
形式の壊れたアドレス、1 セルに 2 つのアドレス、使い捨てドメイン、共有メールボックス、打ち間違いの疑い、文字混じりの電話番号、そして誰にも連絡がつかない行。
インポート側がつまずく書式
文字コードの食い違いによる文字化け、不可視の文字、#REF! のようなスプレッドシートのエラー、数式のように始まるセル、桁区切り付きの数値。
項目より長い値
取り込み先が公開している項目の長さに照らして検査するので、切られる前に何が切られるかが見え、何を失うかを自分で決められます。
対応づかない列
各列を CRM の項目に対応させ、対応しないものには印を付け、1 つの項目を奪い合う 2 列を報告します。どの対応もあとから変更できます。
本来あるべきでないレコード
フォームの試用で残ったテスト行、必須項目を通すためだけに入れた値、そして全行で同じ値を持つ列。
誰が使うのか
他の人が信頼することになるシステムへ、実在の人々のリストを送り込もうとしている人すべてです。
レベニューオペレーション・セールスオペレーション
誰も礼を言わないデータ品質を背負う立場です。これは取り込みの前、まだ直すのに何の代償もいらないうちに行う検査です。
エージェンシー・コンサルタント
この作業を顧客ごとに、年に何度も、毎回違うファイルで行っています。案件ごとに設定する接続も、入れるものもありません。
リストを取り込むすべての人
展示会の書き出し、購入したリスト、同僚が 3 年間手入れしてきた表。中に何があるかを、CRM より先に知ってください。
CRM の移行
システムを乗り換えるということは、誰も最後まで読んでいない書き出しを扱うということです。まず移行先のルールでファイルを検査してください。
3 つの CRM、3 通りのルール
一方で問題のないファイルが、もう一方でも問題ないとは限りません。取り込み先を変えると、すべての検査がやり直されます。
HubSpot
チェック内容個人は Email、企業は Company domain name で重複を判定します。照合先はすでに保有しているレコードで、あなたのファイルの行ではありません。複数シートのブックはそのまま拒否します。
主な制限Email · Company domain name · Record ID · 1 セル 1 MB
Salesforce
チェック内容標準項目は短く、上限は厳密です。超えた値は拒否されるか切り詰めて保存されます。Last Name は個人にもリードにも必須です。
主な制限Email 80 · Phone 40 · First 40 · Last 80 · Account 255 · 50,000 行
Pipedrive
チェック内容個人には名前が必要です。必須の値が欠けた行はインポートを止めず別ファイルに送られ、値ではなく数式を含むシートは問題の原因になります。
主な制限名前が必須 · スキップファイル · 数式は不可
しないこと
はっきり書いておきます。この線引きこそが、これを 4 つではなく 1 つのツールに保っているからです。
代わりに取り込むことはしません
接続も API も送信もありません。整ったファイルは、あなた自身が自分の CRM のインポート機能に持っていきます。それがプライバシーの約束を守っている理由でもあります。
メールボックスの存在確認はしません
そのアドレスが実際にメールを受け取るかどうかはネットワークへの問いであり、問うことは連絡先を送信することを意味します。構文と構造だけを見ます。
重複を統合はしません
見つけ、まとめ、それぞれの行が何を持っているかを示します。どのレコードを残すかは顧客についての判断であり、ルールが決めるべきことではありません。
国番号を作り出しません
電話番号から余分なものを取り除き、CRM が拒否するものに印を付けます。裸の番号から国を推し量るのは推測であり、推測はしません。
プライバシー
ファイルはブラウザーの中に留まります
連絡先リストは、WorkAlio のどのツールが扱うものより直接的に個人的なデータです。氏名、勤務先と個人のアドレス、電話番号、所属先。だからこそ、その一切を送信しません。
ファイルはブラウザータブ内で解析されます。どこにもアップロードされません。このページのどのコードもファイルを送らないからであり、これはブラウザーが強制していることではなく、当社のコードがしていることです。ブラウザーが強制しているのは到達範囲です。ページのコンテンツセキュリティポリシーがこのページ自身に許すのは、当社自身のオリジン、Cloudflareの2つの分析ホスト名、そしてデモ動画で再生ボタンを押したときにYouTubeのプレーヤーが読み込まれるホストだけです。当社のポリシーが及ぶのはそこまでです。プレーヤーがそのフレーム内で何を読み込むかは、当社が定めるものでも数えているものでもありません。あなたのファイルの内容はそのどれにも含まれません。
CRM への接続はありません。CRM Import Check が HubSpot・Salesforce・Pipedrive に認証することも、データベースを読むことも、書き込むこともありません。見るのは、あなた自身がこれから CRM に渡すファイルだけです。
メールの検査はオフラインで行います。構文、構造、共有メールボックス、使い捨てドメイン、打ち間違いの疑いは、すべてページに組み込んだ一覧で判定します。アドレスを問い合わせることはしません。問い合わせるとは、送ることだからです。
アカウントもログインも Cookie 同意バーもありません。ページが送信するのは、ファイルが検査されたことを示す匿名のイベントと、Cloudflare の匿名のページビュー計測だけです。ファイル名も行数も列名も含みません。デモ動画で再生ボタンを押した場合は、ブラウザがYouTubeのプレーヤーに引き渡され、そこから先はプレーヤーが読み込むものをGoogle自身のホストから読み込みます。これらのリクエストを当社が管理することも数えることもできず、そのいずれにもあなたのファイルは含まれません。
最初に聞かれること
ここで答えていないことがあれば、お問い合わせフォームから人に届きます。
- CRM Import Check は実際に何をしますか。
- CRM に取り込もうとしている CSV または Excel ファイルをアップロードし、取り込み先を HubSpot・Salesforce・Pipedrive から選びます。ツールは列をその CRM の項目に対応させ、各行をその CRM 自身が文書化しているインポート規則に照らして検査し、判定と指摘の一覧を返します。そのうえで適用する修正を選び、整ったファイルをダウンロードします。
- どの CRM に対応していますか。
- HubSpot・Salesforce・Pipedrive の 3 つで、個人と企業の両方に対応します。それぞれ必須項目・重複判定のキー・項目の長さ・インポートの上限が異なり、取り込み先を変えると新しいルールですべての検査をやり直します。
- 連絡先ファイルはどこかにアップロードされますか。
- いいえ。ファイルはブラウザータブ内で読み込まれ検査されます。ページのコンテンツセキュリティポリシーがこのページ自身に許すのは、当社自身のオリジン、Cloudflareの2つの分析ホスト名 — 一方は計測スクリプトを配信し、もう一方が匿名のページ性能データを受け取ります — そして再生ボタンを押したときにデモ動画のプレーヤーが読み込まれるホストだけです。当社のポリシーが及ぶのはそこまでです。YouTubeのプレーヤーがそのフレーム内で何を読み込むかは当社が定めるものでも数えているものでもなく、そのいずれもあなたのファイルを受け取りません。アカウントも CRM への接続もありません。
- CRM が重複を判定するのに、なぜ重複を気にするのですか。
- CRM が照合するのは、すでに保有しているレコードであって、いま取り込むファイルの行ではないからです。同じメールアドレスを 2 度含むファイルは両方の行を順に取り込み、後の行が前の行の値を黙って上書きします。これがこのツールの見つけるもののなかで最も価値のあるものです。
- Excel ファイルは読めますか。
- はい。.xlsx に対応し、セルに数式が入っているファイルも、CRM が受け取ることになるキャッシュ済みの値を読みます。2007 年より前の .xls は読めません。開いて .xlsx か CSV で保存し直してください。ブックに複数のシートがある場合は最初のシートを読み、その旨をお伝えします。HubSpot は複数シートのファイルをそのまま拒否するためです。
- 断りなくデータを書き換えますか。
- チェックを入れない限り、修正は一切適用されません。変わったセルはすべて変更前と変更後を表示し、変更ログは独立したファイルとしてダウンロードでき、元のファイルは常にワンクリックで戻せます。修正は必ずアップロードしたファイルから計算し直されるため、チェックを外せば元の状態が正確に戻ります。
- どのくらいの大きさのファイルを検査できますか。
- 50 MB までです。これは CRM の制限ではなく、ブラウザータブが無理なく扱える大きさの上限です。それより大きい場合は分割してください。なお Salesforce の Data Import Wizard は 1 回あたり 50,000 件までで、それもツールがお知らせします。
- 料金はかかりますか。
- かかりません。登録も試用期間もなく、50 MB の上限内で行数の制限もありません。WorkAlio はすぐに使える目的のはっきりしたツールを作っています。将来有料のプランができるとすれば、それはこの無料版がしないことのためです。
- すでに CRM に入っているデータを整理できますか。
- いいえ、意図的にしません。CRM に接続して中身を整理するツールはすでにあり、レコード単位で課金しています。これは、記録システムに何かが書き込まれる前の検査です。まだ直すのに何の代償もいらず、取り消すものも何もないうちの検査です。