Prüfen, ob Kontaktdaten korrekt sind, bevor der CRM-Import läuft
Die Frage, die gestellt wird, sobald die Datei schon offen ist: was „korrekt“ hier abdeckt, was diese Prüfung tatsächlich verifiziert, und was nur Ihr CRM Ihnen sagen kann.
Das Werkzeug selbst
CRM Import Check
Legen Sie eine CSV- oder Excel-Datei ab, wählen Sie HubSpot, Salesforce oder Pipedrive, und sehen Sie, was der Import ablehnen, kürzen oder stillschweigend zusammenführen würde.
Datei prüfenSechs weitere Fragen
Die neun Fragen, die vor jedem Hochladen gestellt werden — was das Tool tut, welche CRMs es unterstützt, ob die Datei hochgeladen wird, und der Rest — werden auf der Werkzeugseite selbst beantwortet, wo sie gebraucht werden. Diese hier kommen auf, sobald Sie Ihre eigene Datei vor sich haben und sich fragen, was „korrekt“ eigentlich abdeckt.
- Wie kann ich prüfen, ob Kontaktdaten vor dem Import in mein CRM korrekt sind?
- „Korrekt“ deckt zwei verschiedene Dinge ab, und dieses Tool schließt nur eines davon. Was es gegen das gewählte Ziel prüft: dass jedes Pflichtfeld vorhanden ist (Nachname bei einem Salesforce-Kontakt, eine E-Mail-Adresse oder beide Namen bei einem HubSpot-Kontakt), dass jede E-Mail-Adresse und Telefonnummer strukturell nutzbar ist, dass Datumsangaben und Zahlen so geschrieben sind, wie das Ziel es erwartet, dass keine zwei Zeilen dieselbe E-Mail oder denselben Schlüssel tragen — was der Import des CRM selbst stillschweigend überschreiben lässt —, und dass kein Wert die vom Ziel veröffentlichte Feldgrenze überschreitet. Was es nicht prüfen kann: ob ein Inhaber-, Lead-Status- oder anderer Auswahllistenwert tatsächlich einer in Ihrem CRM konfigurierten Option entspricht, ob eine E-Mail-Adresse tatsächlich Post empfängt, und ob die genannte Person oder Firma die echte ist. Ein sauberes Ergebnis bedeutet, dass die Datei bei den obigen Prüfungen nicht abgelehnt, gekürzt oder stillschweigend zusammengeführt wird — es ist keine Behauptung, dass jede Angabe darin wahr ist.
- Kann geprüft werden, ob ein Auswahllisten- oder Inhaberwert zur Konfiguration meines CRM passt?
- Nein. Auswahllistenoptionen, Lead-Status, Inhaberzuweisungen und Verknüpfungen zu bestehenden Datensätzen existieren nur innerhalb der Konfiguration Ihres eigenen CRM, und dieses Tool verbindet sich nie damit — es liest nur die Datei, die Sie gleich übergeben, und sonst nichts. Ein Wert, der in der Datei unauffällig aussieht, kann beim Import trotzdem abgelehnt werden, weil das CRM keine passende Option dafür hat; das kann nur das CRM selbst prüfen, oder jemand, der seine Konfiguration kennt.
- Wenn das Ergebnis „bereit“ lautet, ist der Import dann garantiert erfolgreich?
- Es bedeutet, dass jede Zeile die gegen das gewählte Ziel ausgeführten Prüfungen bestanden hat — Pflichtfelder, Formate, Dubletten innerhalb der Datei, Feldlängen, Spaltenzuordnung. Es ist keine Garantie gegen etwas, das das CRM auf seiner eigenen Seite entscheidet: ein Auswahllistenwert ohne Übereinstimmung, ein Inhaber, der nicht mehr existiert, eine Dublette gegen einen bereits im CRM vorhandenen Datensatz statt gegen eine andere Zeile Ihrer Datei, oder eine Berechtigung, die das importierende Konto nicht hat. Das hängt von einem Zustand innerhalb des CRM ab, den eine Dateiprüfung nicht sehen kann.
- Funktioniert die Korrektheitsprüfung bei Firmendatensätzen genauso?
- Ja, mit einem anderen Regelsatz. Ein Firmendatensatz braucht keine E-Mail-Adresse — HubSpot akzeptiert einen mit entweder einer Domain oder einem Firmennamen, und Salesforce und Pipedrive haben ihre eigenen Entsprechungen. Die Formatierungs-, Dubletten- und Feldlängenprüfungen laufen gleich ab, aber gegen die eigenen Pflichtfelder und Grenzen des Firmenobjekts statt des Kontaktobjekts.
- Wird geprüft, ob E-Mail-Adressen echt sind und nicht unzustellbar sein werden?
- Nein. Es wird geprüft, ob eine Adresse strukturell gültig ist — in der Form, die der Importer eines CRM erwartet —, und es werden Rollenadressen wie info@ oder sales@, Wegwerf-Domains und wahrscheinliche Tippfehler wie eine Domain, die auf gmial.com endet, markiert. Ob ein Postfach tatsächlich existiert und Post annimmt, ist eine Frage, die den Kontakt zu einem Mailserver erfordert, und dieses Tool macht keinen Netzwerkaufruf, der Ihre Daten trägt — die Zustellbarkeit zu prüfen würde bedeuten, jede Adresse irgendwohin zu senden.
- Wenn ich jede vorgeschlagene Korrektur anwende, wird die Datei dann vollständig korrekt?
- Sie wird frei von den Problemen, die dieses Tool erkennen kann und automatisch zu ändern bereit ist — entfernte Leerzeichen, eine kleingeschriebene E-Mail, ein entferntes ungültiges Zeichen, ein geleerter Platzhalter. Sie wird nicht im obigen Sinn verifiziert: Formatierung zu korrigieren bestätigt keinen Auswahllistenwert, erfindet keine funktionierende E-Mail-Adresse und entscheidet nicht, welche von zwei doppelten Zeilen der echte Datensatz ist. Das bleiben Entscheidungen, die Sie treffen müssen, und das Änderungsprotokoll zeigt genau, was angefasst wurde, damit Sie sie treffen können.
Wie das an einer echten Datei aussieht
Drei Fälle, in denen die Datei auf den ersten Blick in Ordnung wirkte und es nicht war.
- Eine Domain, die erst beim zweiten Lesen falsch aussieht
Eingabe: ada@gmial.com in der E-Mail-Spalte, eine Zeile unter zwölfhundert.
Ausgabe: eine Warnung, die die Zeile und die vermutlich richtige Domain nennt.
Befund: das Tool schlägt gmail.com vor und zeigt beide Werte nebeneinander. Nichts ändert sich, solange Sie die Korrektur nicht anhaken — ein Vorschlag ist keine Tatsache.
- Ein Wert, der eingetragen wurde, um ein Pflichtfeld zu umgehen
Eingabe: die Spalte Position liest bei vierzig am selben Tag hinzugefügten Zeilen „n/a“.
Ausgabe: eine Warnung, die die Zeilen und den wiederholten Wert nennt.
Befund: das Tool leert den Platzhalter, statt eine echte Position zu erfinden — es lässt die Zelle leer, damit eine Person sie ausfüllt oder leer lässt.
- Zwei Spalten, die dasselbe Feld beanspruchen
Eingabe: eine Datei mit sowohl einer „Company“- als auch einer „Company Name“-Spalte.
Ausgabe: eine Warnung, die beide Kopfzeilen und das Feld nennt, dem beide entsprechen.
Befund: das Tool schlägt eine der beiden vor und markiert die andere als nicht zugeordnet — es entscheidet nicht, welche richtig ist, weil es nicht wissen kann, welcher Spalte Sie vertrauen.
Wer das fragt
Die Frage kommt von Menschen, die die Datei bereits in der Hand halten, an vier verschiedenen Punkten derselben Aufgabe.
Jemand, der seinen ersten Import durchführt
Der erste CRM-Import eines Unternehmens legt die Form der Datenbank für Jahre fest. „Korrekt“ einmal richtig hinzubekommen, bevor etwas geschrieben wird, ist billiger, als es danach zu reparieren.
Wer auch immer für Datenqualität zuständig ist
Kein Titel, den die meisten Unternehmen haben, aber jemand übernimmt diese Aufgabe am Ende immer. Das ist die Prüfung, die vor einem Import stattfindet, statt eines Aufräumprojekts danach.
Berater, die einen Kunden einrichten
Bei jedem Kunden eine andere Datei, ohne dauerhafte Verbindung zu dessen CRM, auf die man sich stützen könnte. Die Datei ist das Einzige, was es zu prüfen gibt.
Wer auch immer eine CRM-Migration leitet
Ein Export aus dem alten System wurde nie mit den Regeln des neuen im Kopf geschrieben. Ihn vor der Umstellung gegen die Regeln des Ziels zu prüfen, ist der ganze Sinn der Sache.
Das Werkzeug
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