Prüfen, ob Kontaktdaten korrekt sind, bevor der CRM-Import läuft
Die Frage, die aufkommt, wenn die Datei schon offen ist: Was heißt hier „korrekt“, was prüft das Tool tatsächlich, und was kann Ihnen nur Ihr CRM sagen?
Das Tool selbst
CRM Import Check
Legen Sie eine CSV- oder Excel-Datei ab, wählen Sie HubSpot, Salesforce oder Pipedrive und sehen Sie, was der Import ablehnen, kürzen oder von sich aus als Dublette auflösen würde.
Datei prüfenSechs weitere Fragen
Die neun Fragen, die vor jeder Prüfung kommen – was das Tool macht, welche CRMs es unterstützt, ob die Datei hochgeladen wird und so weiter –, beantwortet die Tool-Seite selbst, dort, wo sie gebraucht werden. Die folgenden stellen sich, sobald Sie Ihre eigene Datei vor sich haben und überlegen, was „korrekt“ eigentlich umfasst.
- Wie prüfe ich, ob Kontaktdaten korrekt sind, bevor ich sie in mein CRM importiere?
- „Korrekt“ umfasst zwei verschiedene Dinge, und dieses Tool deckt nur eines davon ab. Geprüft wird, bezogen auf das gewählte Ziel: dass jedes Pflichtfeld vorhanden ist (Nachname bei einem Salesforce-Kontakt, eine E-Mail-Adresse oder Vor- und Nachname bei einem HubSpot-Kontakt), dass jede E-Mail-Adresse und Telefonnummer formal verwendbar ist, dass Datumsangaben und Zahlen so geschrieben sind, wie das Ziel es erwartet, dass keine zwei Zeilen dieselbe E-Mail-Adresse oder denselben Schlüssel haben – was der Import des CRM sonst selbst auflöst, indem er eine Zeile behält und die andere verwirft – und dass kein Wert die veröffentlichte Feldgrenze des Ziels überschreitet. Nicht prüfen kann das Tool, ob ein Inhaber, ein Lead-Status oder ein anderer Auswahllistenwert tatsächlich in Ihrem CRM angelegt ist, ob eine E-Mail-Adresse wirklich Post empfängt und ob die genannte Person oder Firma echt ist. Ein sauberes Ergebnis heißt: Die Datei wird bei den genannten Prüfungen weder abgelehnt noch gekürzt noch als Dublette aufgelöst. Es heißt nicht, dass jede Angabe darin stimmt.
- Kann das Tool prüfen, ob ein Auswahllisten- oder Inhaberwert zur Konfiguration meines CRM passt?
- Nein. Auswahllistenoptionen, Lead-Status, Inhaberzuweisungen und Verknüpfungen mit bestehenden Datensätzen gibt es nur in der Konfiguration Ihres CRM, und dieses Tool verbindet sich nie damit. Es liest ausschließlich die Datei, die Sie gleich übergeben. Ein Wert, der in der Datei unauffällig aussieht, kann beim Import trotzdem abgelehnt werden, weil das CRM keine passende Option dafür hat. Das kann nur das CRM selbst prüfen oder jemand, der seine Konfiguration kennt.
- Wenn das Ergebnis „bereit“ lautet, ist der Import dann garantiert erfolgreich?
- Es bedeutet, dass jede Zeile alle Prüfungen für das gewählte Ziel bestanden hat: Pflichtfelder, Formate, Dubletten innerhalb der Datei, Feldlängen, Spaltenzuordnung. Gegen alles, was das CRM auf seiner Seite entscheidet, ist es keine Garantie: ein Auswahllistenwert ohne Entsprechung, ein Inhaber, den es nicht mehr gibt, eine Dublette zu einem Datensatz, der schon im CRM liegt, statt zu einer anderen Zeile Ihrer Datei, oder eine Berechtigung, die dem importierenden Konto fehlt. Das hängt vom Zustand im CRM ab, und den kann eine Dateiprüfung nicht sehen.
- Funktioniert die Korrektheitsprüfung bei Firmendatensätzen genauso?
- Ja, mit einem anderen Regelsatz. Ein Firmendatensatz braucht keine E-Mail-Adresse: HubSpot akzeptiert ihn mit einer Domain oder einem Firmennamen, Salesforce und Pipedrive haben eigene Entsprechungen. Formatierungs-, Dubletten- und Feldlängenprüfungen laufen genauso, aber mit den Pflichtfeldern und Grenzen des Firmenobjekts statt des Kontaktobjekts.
- Prüft das Tool, ob E-Mail-Adressen echt und zustellbar sind?
- Nein. Geprüft wird, ob eine Adresse formal gültig ist, also die Form hat, die der Import eines CRM erwartet. Außerdem markiert das Tool Sammeladressen wie info@ oder sales@, Wegwerf-Domains und vermutliche Tippfehler, etwa eine Domain auf gmial.com. Ob ein Postfach tatsächlich existiert und E-Mails annimmt, lässt sich nur durch eine Anfrage an einen Mailserver klären, und dieses Tool stellt keine Netzwerkanfrage, die Ihre Daten enthält. Die Zustellbarkeit zu prüfen hieße, jede Adresse irgendwohin zu senden.
- Ist die Datei vollständig korrekt, wenn ich alle vorgeschlagenen Korrekturen anwende?
- Sie ist dann frei von den Problemen, die das Tool erkennt und von sich aus beheben würde: überflüssige Leerzeichen entfernt, E-Mail-Adressen kleingeschrieben, ungültige Zeichen gelöscht, Platzhalter geleert. Verifiziert im obigen Sinn ist sie damit nicht: Eine korrigierte Formatierung bestätigt keinen Auswahllistenwert, erfindet keine funktionierende E-Mail-Adresse und entscheidet nicht, welche von zwei doppelten Zeilen der echte Datensatz ist. Das bleiben Ihre Entscheidungen, und das Änderungsprotokoll zeigt genau, was geändert wurde, damit Sie sie treffen können.
So sieht das bei einer echten Datei aus
Drei Fälle, in denen die Datei auf den ersten Blick in Ordnung wirkte und es nicht war.
Eine Domain, die erst beim zweiten Lesen falsch aussieht
Eingabe: ada@gmial.com in der E-Mail-Spalte, eine von 1.200 Zeilen.
Ausgabe: eine Warnung, die die Zeile und die vermutlich richtige Domain nennt.
Befund: Das Tool schlägt gmail.com vor und zeigt beide Werte nebeneinander. Geändert wird nichts, solange Sie die Korrektur nicht anhaken – ein Vorschlag ist keine Tatsache.
Ein Wert, der eingetragen wurde, um ein Pflichtfeld zu umgehen
Eingabe: In der Spalte „Position“ steht bei vierzig Zeilen, die am selben Tag hinzugefügt wurden, „n/a“.
Ausgabe: eine Warnung, die die Zeilen und den wiederholten Wert nennt.
Befund: Das Tool leert den Platzhalter, statt eine echte Position zu erfinden. Die Zelle bleibt leer, damit jemand sie ausfüllt oder bewusst leer lässt.
Zwei Spalten, die dasselbe Feld beanspruchen
Eingabe: eine Datei mit einer Spalte „Company“ und einer Spalte „Company Name“.
Ausgabe: eine Warnung, die beide Spaltenüberschriften nennt und das Feld, zu dem beide passen.
Befund: Das Tool schlägt eine der beiden vor und markiert die andere als nicht zugeordnet. Welche richtig ist, entscheidet es nicht, denn es kann nicht wissen, welcher Spalte Sie vertrauen.
Wer diese Frage stellt
Die Frage stellen Menschen, die die Datei schon vor sich haben – an vier verschiedenen Punkten derselben Aufgabe.
Wer zum ersten Mal importiert
Der erste CRM-Import eines Unternehmens prägt die Datenbank für Jahre. „Korrekt“ einmal richtig hinzubekommen, bevor etwas geschrieben wird, ist billiger, als es hinterher zu reparieren.
Wer sich um die Datenqualität kümmert
Kaum ein Unternehmen hat dafür eine eigene Stelle, aber irgendjemand macht den Job am Ende immer. Hier wird vor dem Import geprüft, statt danach ein Aufräumprojekt zu starten.
Berater, die einen Kunden einrichten
Jedes Mal der Export eines anderen Kunden und keine dauerhafte Verbindung zu dessen CRM, auf die man sich stützen könnte. Zu prüfen gibt es nur die Datei.
Wer eine CRM-Migration leitet
Ein Export aus dem alten System ist nie mit Blick auf die Regeln des neuen entstanden. Genau darum geht es: ihn vor der Umstellung nach den Regeln des Zielsystems zu prüfen.
Das Tool
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