تحويل فاتورة PDF إلى Peppol: الأسئلة الشائعة
ما يسأل عنه الناس حين يطلب منهم عميلٌ فاتورة مهيكلة لأول مرة، ومعه ثلاث عمليات تحويل مشروحة، وأين تجد كل قاعدة تحقق.
الأداة نفسها
E-Invoice Converter
أفلت فاتورة PDF، وتحقق من كل حقل، ثم نزّل ملف Peppol BIS 3.0 أو XRechnung 3.0 أو EN 16931 UBL.
افتح المحوّلخمسة أسئلة إضافية
الأسئلة الأربعة التي تسبق أي تحويل (ما الأداة، وهل تستخدم الذكاء الاصطناعي، وهل تُرفع الفاتورة، وأي صيغة مستهدفة تختار) مُجاب عنها في صفحة الأداة نفسها، حيث يحتاجها القارئ. أما هذه الأسئلة الخمسة فتأتي بعد التحويل.
- ملف PDF لديّ ممسوح ضوئيًا. هل سينجح التحويل؟
- لا. فملف PDF الممسوح ضوئيًا أو المكوّن من صور فقط لا يحتوي على طبقة نصية تُقرأ، ولا يلجأ E-Invoice Converter إلى OCR للالتفاف على ذلك؛ فهو لا يقرأ إلا النص الموجود أصلًا في ملف PDF، ولذلك لا يخمّن أي قيمة من وحدات البكسل.
- ماذا تعني ملاحظات التحقق؟
- كل ملاحظة جملةٌ تذكر الحقل المعني، والقيمة المتوقعة مقابل القيمة الحالية، والمعرّف المنشور للقاعدة في EN 16931 أو XRechnung أو Peppol، مثل BR-CO-15 أو BR-DE-15، لتتمكن من الرجوع إلى نص القاعدة نفسه بدل الاكتفاء بكلام الأداة.
- هل يمكنه إصلاح المشكلات نيابة عني؟
- المشكلات الحسابية، نعم، بنقرة واحدة. فإعادة حساب الإجماليات، وإعادة بناء تفصيل ضريبة القيمة المضافة، واستنتاج مبالغ البنود، وترقيم البنود، كلها تُستمد من أرقام موجودة أصلًا في الفاتورة. وهناك قيمة واحدة تُقترح ولا تُحسب: إذا كان لدى أحد الطرفين رقم ضريبي دون عنوان إلكتروني، يُقترح هذا الرقم عنوانًا له، ولا يُستخدم إلا إذا وافقت عليه. أما فئة ضريبة القيمة المضافة للبند التي لا تزال موسومة بـ«مشكوك فيه» فتتبع النسبة التي تكتبها. ولا يتغير أي شيء آخر ما لم تكتبه بنفسك.
- هل يمكنه إنشاء إشعارات دائن؟
- نعم. اختر «إشعار دائن» من حقل رمز نوع الفاتورة نفسه؛ فهو أحد أربعة خيارات في قائمة منسدلة ثابتة الخيارات، لا شيء تكتبه يدويًا.
- هل هناك حد لحجم الملف؟
- نعم، 20 ميغابايت. ويُرفض أي ملف PDF أكبر من ذلك قبل بدء التحليل.
كيف يبدو ذلك في تحويل حقيقي
ثلاث حالات صُمِّمت أداتا الاستخراج والتحقق للتعامل معها.
مستقل يصدر فاتورة لعميل بلجيكي
المدخل
فاتورة PDF عادية أُنشئت من جدول بيانات أو برنامج فوترة، وتحتوي على طبقة نصية.
المخرج
ملف UBL XML بصيغة Peppol BIS 3.0، اقتُرحت تلقائيًا لأن بلد المشتري بلجيكا، إضافةً إلى تقرير تحقق.
ملاحظة
الصيغة المستهدفة اقتراح لا إلزام، ويمكن تغييرها قبل الإنشاء.
مشترٍ ألماني يتوقع معرّف Leitweg-ID
المدخل
فاتورة PDF لمشترٍ من القطاع العام الألماني، دون معرّف توجيه مطبوع عليها.
المخرج
يبقى حقل مرجع المشتري بحالة «مفقود» بدل تخمينه.
ملاحظة
BR-DE-15: مرجع المشتري إلزامي للجهات المستلمة من القطاع العام الألماني، ويبقى التحقق فاشلًا إلى أن يُدخَل معرّف Leitweg-ID.
رقم IBAN فيه خانة مكتوبة خطأً
المدخل
ملف PDF أُعيدت فيه كتابة رقم IBAN يدويًا في مرحلة سابقة، مع تبديل خانة واحدة.
المخرج
يُعلَّم الحقل بأنه «غير صالح» لأن رقم التحقق mod-97 لا يتطابق، وذلك قبل إنشاء الملف أصلًا.
ملاحظة
يُكتشف الخطأ قبل إرسال الفاتورة، لا بعد أن يرفضها نظام المشتري.
مَن المطالَب بإرسال فاتورة مهيكلة
كل من أُبلغ للتو بأن عميلًا يحتاج إلى فاتورة مهيكلة، لا قسم المحاسبة الذي يعمل أصلًا بنظام ERP مدمجة فيه الفوترة الإلكترونية.
المستقلون وأصحاب الأعمال الفردية
تُصدر فواتيرك من قالب أو برنامج بسيط، وطلب منك عميل للتو Peppol أو XRechnung. حوّل ملف PDF الذي تُنشئه أصلًا، ولا حاجة إلى برنامج فوترة جديد.
الشركات الصغيرة والمتوسطة
برنامج المحاسبة لديك لا يصدّر UBL بعد، أو لست مستعدًا لتغييره. حوّل الفواتير التي يطبعها حاليًا ريثما تتخذ قرارك.
المحاسبون وممسكو الدفاتر
جهّز فاتورة يُصدرها أحد عملائك إلى مشترٍ مسجَّل في Peppol، أو تأكد من أن الملف المحوَّل سيجتاز الفحص فعلًا قبل إرساله.
الفرق المالية وفرق الذمم المدينة
أنجز الفواتير المتفرقة التي يشترط الآن إلزام الفوترة الإلكترونية لدى عميلك أن تكون مهيكلة، دون إضافة نقطة وصول Peppol من أجل أعداد قليلة.
مرجع
لكل قاعدة تحقق صفحة خاصة بها
كل قاعدة من EN 16931 وXRechnung وPeppol يتحقق منها المحوّل، مع الرسالة الرسمية ومسار العنصر والقيم المسموح بها.
عرض جميع قواعد التحقق