Kişi verisinin doğru olduğunu CRM'e aktarmadan önce doğrulamak
Dosya önünüzde açıkken akla gelen soru: burada "doğru" neyi kapsıyor, bu kontrol gerçekte neyi doğruluyor ve neyi yalnızca CRM'iniz söyleyebilir?
Aracın kendisi
CRM Import Check
Bir CSV veya Excel dosyası bırakın; HubSpot, Salesforce ya da Pipedrive'ı seçin ve içe aktarmanın neyi reddedeceğini, neyi kısaltacağını ya da neyi sizin yerinize yinelenen olarak eleyeceğini görün.
Dosyanızı kontrol edinAltı soru daha
Kontrole başlamadan önce sorulan dokuz soru (aracın ne yaptığı, hangi CRM'leri desteklediği, dosyanın bir yere yüklenip yüklenmediği vb.) ihtiyaç duyulan yerde, yani araç sayfasında yanıtlanıyor. Buradakiler ise kendi dosyanıza bakarken "doğru"nun gerçekte neyi kapsadığını merak ettiğinizde akla gelenler.
- Kişi verisinin doğru olduğunu CRM'e aktarmadan önce nasıl doğrularım?
- "Doğru" iki ayrı şeyi kapsar ve bu araç yalnızca birini çözer. Seçtiğiniz hedefe göre kontrol ettikleri: zorunlu alanların hepsinin dolu olması (Salesforce kişisi için Last Name, HubSpot kişisi için e-posta adresi ya da ad ve soyadın ikisi birden), her e-posta adresinin ve telefon numarasının yapı olarak kullanılabilir olması, tarih ve sayıların hedefin beklediği biçimde yazılması, iki satırın aynı e-postayı ya da anahtarı taşımaması (CRM'in içe aktarması bu durumu satırlardan birini tutup diğerini atarak çözer) ve hiçbir değerin hedefin yayımladığı alan sınırını aşmaması. Kontrol edemedikleri: kayıt sahibi, potansiyel müşteri durumu ya da başka bir seçim listesi değerinin CRM'inizde tanımlı bir değerle gerçekten eşleşip eşleşmediği, bir e-posta adresinin gerçekten posta alıp almadığı ve adı geçen kişinin ya da şirketin gerçekten o kişi ya da şirket olup olmadığı. Temiz bir sonuç, dosyanın yukarıdaki kontrollerde reddedilmeyeceği, kısaltılmayacağı ya da yinelenen olarak elenmeyeceği anlamına gelir; içindeki her bilginin doğru olduğu anlamına gelmez.
- Seçim listesi ya da kayıt sahibi değerlerinin CRM'imin ayarlarıyla eşleşip eşleşmediğini kontrol edebilir mi?
- Hayır. Seçim listesi seçenekleri, potansiyel müşteri durumları, kayıt sahibi atamaları ve mevcut kayıtlarla bağlantılar yalnızca CRM'inizin kendi ayarlarında bulunur ve bu araç CRM'inize hiçbir zaman bağlanmaz; yalnızca teslim edeceğiniz dosyayı okur. Dosyada sorunsuz görünen bir değer, CRM'de karşılığı olan bir seçenek bulunmadığı için içe aktarmada yine de reddedilebilir. Bunu ancak CRM'in kendisi ya da ayarlarını bilen biri kontrol edebilir.
- Sonuç "hazır" ise içe aktarma kesin başarılı olur mu?
- Seçtiğiniz hedef için çalıştırılan kontrollerin hepsini her satırın geçtiği anlamına gelir: zorunlu alanlar, biçimler, dosya içindeki yinelenenler, alan uzunlukları, sütun eşleştirmesi. CRM'in kendi tarafında verdiği kararlara karşı bir garanti değildir: karşılığı olmayan bir seçim listesi değeri, artık bulunmayan bir kayıt sahibi, dosyadaki başka bir satırla değil CRM'de zaten var olan bir kayıtla çakışma ya da içe aktarmayı yapan hesabın sahip olmadığı bir yetki. Bunlar, bir dosya kontrolünün göremeyeceği, CRM içindeki duruma bağlıdır.
- Doğruluk kontrolü şirket kayıtları için de aynı şekilde çalışır mı?
- Evet, ama farklı bir kural kümesiyle. Şirket kaydında e-posta adresi gerekmez: HubSpot, alan adı ya da şirket adından biri bulunan kaydı kabul eder; Salesforce ve Pipedrive'ın da kendi karşılıkları vardır. Biçim, yinelenen kayıt ve alan uzunluğu kontrolleri aynı şekilde çalışır, ancak kişi nesnesinin değil şirket nesnesinin zorunlu alanlarına ve sınırlarına göre.
- E-posta adreslerinin gerçekten var olduğunu ve postaların geri dönmeyeceğini kontrol eder mi?
- Hayır. Bir adresin yapı olarak geçerli olduğunu, yani CRM'in içe aktarma aracının beklediği biçimde olduğunu kontrol eder; info@ ya da sales@ gibi ortak adresleri, tek kullanımlık alan adlarını ve gmial.com ile biten bir alan adı gibi olası yazım hatalarını da işaretler. Bir posta kutusunun gerçekten var olup posta kabul edip etmediğini öğrenmek için bir posta sunucusuyla bağlantı kurmak gerekir; bu araç ise verinizi taşıyan hiçbir ağ isteği yapmaz. Teslim edilebilirliği doğrulamak, her adresi bir yere göndermek demek olurdu.
- Önerilen tüm düzeltmeleri uygularsam dosya tamamen doğru olur mu?
- Dosya, bu aracın görebildiği ve otomatik olarak düzeltmeyi üstlendiği sorunlardan arınır: kırpılan boşluklar, küçük harfe çevrilen bir e-posta, çıkarılan geçersiz bir karakter, temizlenen bir yer tutucu gibi. Ama yukarıda anlatılan anlamda doğrulanmış olmaz: biçimi düzeltmek bir seçim listesi değerini onaylamaz, çalışan bir e-posta adresi uydurmaz ya da iki yinelenen satırdan hangisinin gerçek kayıt olduğuna karar vermez. Bunlar sizin takdirinize kalır; değişiklik günlüğü neye dokunulduğunu tam olarak gösterir, böylece bu kararları siz verebilirsiniz.
Gerçek bir dosyada nasıl görünür
İlk bakışta sorunsuz görünen ama sorunlu çıkan üç dosya.
İkinci okuyuşta yanlış olduğu anlaşılan bir alan adı
Girdi: bin iki yüz satırdan birinde, e-posta sütununda ada@gmial.com yazıyor.
Çıktı: satırı ve muhtemel doğru alan adını belirten bir uyarı.
Bulgu: araç gmail.com'u önerir ve iki değeri yan yana gösterir. Düzeltmeyi işaretlemediğiniz sürece hiçbir şey değişmez; öneri, kesin bilgi değildir.
Zorunlu bir alanı geçmek için yazılmış bir değer
Girdi: aynı gün eklenen kırk satırda Görev Unvanı sütununda "yok" yazıyor.
Çıktı: satırları ve tekrar eden değeri belirten bir uyarı.
Bulgu: araç gerçek bir unvan uydurmaz, yer tutucuyu siler. Hücreyi boş bırakır; doldurup doldurmamaya bir insan karar verir.
Aynı alana eşlenen iki sütun
Girdi: hem "Company" hem de "Company Name" sütunu olan bir dosya.
Çıktı: her iki başlığı ve eşleştikleri alanı belirten bir uyarı.
Bulgu: araç bunlardan birini önerir, diğerini eşleşmemiş olarak işaretler. Hangisinin doğru olduğuna karar vermez, çünkü hangi sütuna güvendiğinizi bilemez.
Bu soruyu kimler soruyor
Bu soruyu, dosya zaten elindeyken aynı işin dört farklı aşamasındaki kişiler soruyor.
İlk içe aktarmasını yapanlar
Bir şirketin ilk CRM içe aktarması, veritabanının yapısını yıllarca belirler. "Doğru"yu hiçbir şey yazılmadan önce bir kez tutturmak, sonradan düzeltmekten daha ucuzdur.
Veri kalitesinden sorumlu olanlar
Çoğu şirkette böyle bir unvan yoktur, ama bu işi mutlaka biri üstlenir. Bu, içe aktarmadan sonra bir temizlik projesi yerine içe aktarmadan önce yapılan kontroldür.
Yeni bir müşteriyle çalışmaya başlayan danışmanlar
Her seferinde başka bir müşterinin dışa aktarımı var ve güvenebileceğiniz kalıcı bir CRM bağlantısı yok. Kontrol edilecek tek şey dosyadır.
Bir CRM geçişini yürüten kişi
Eski sistemden alınan dışa aktarım, yeni sistemin kuralları düşünülerek hazırlanmamıştır. İşin özü, geçişten önce bu dosyayı yeni sistemin kurallarına göre kontrol etmektir.
Araç
Dosyanızı şimdi kontrol edin
İçe aktaracağınız CSV'yi bırakın. Kurulum yok, hesap yok, yükleme yok.
Dosyanızı kontrol edin