Kişi verisinin doğru olduğunu CRM'e aktarmadan önce doğrulamak
Dosya zaten açıkken sorulan soru: burada "doğru" ne kapsıyor, bu kontrol gerçekte neyi doğruluyor ve yalnızca CRM'inizin söyleyebileceği şey ne.
Aracın kendisi
CRM Import Check
Bir CSV veya Excel dosyası bırakın, HubSpot, Salesforce ya da Pipedrive'ı seçin ve içe aktarmanın neyi reddedeceğini, kısaltacağını ya da sessizce birleştireceğini görün.
Bir dosya kontrol edinAltı soru daha
Herhangi bir şey yüklemeden önce sorulan dokuzu — aracın ne yaptığı, hangi CRM'leri desteklediği, dosyanın yüklenip yüklenmediği ve gerisi — gerektikleri yerde, araç sayfasının kendisinde yanıtlanır. Bunlar, kendi dosyanıza bakıp "doğru"nun gerçekte neyi kapsadığını merak ettiğinizde ortaya çıkar.
- İçe aktarmadan önce kişi verisinin doğru olduğunu nasıl doğrularım?
- "Doğru" iki farklı şeyi kapsar ve bu araç bunlardan yalnızca birini kapatır. Seçtiğiniz hedefe göre kontrol ettiği: her zorunlu alanın var olması (bir Salesforce kişisi için Soyad, bir HubSpot kişisi için e-posta ya da her iki ad), her e-posta adresinin ve telefon numarasının yapısal olarak kullanılabilir olması, tarih ve sayıların hedefin beklediği biçimde yazılmış olması, hiçbir iki satırın aynı e-postayı ya da anahtarı taşımaması — ki bir CRM'in kendi içe aktarımı bunların sessizce birbirinin üzerine yazılmasına izin verir — ve hiçbir değerin hedefin yayımlanmış alan sınırından uzun olmaması. Kontrol edemediği: bir sahip, potansiyel müşteri durumu ya da başka bir seçim listesi değerinin gerçekten CRM'inizde yapılandırılmış biriyle eşleşip eşleşmediği, bir e-posta adresinin gerçekten posta alıp almadığı ve adı geçen kişinin ya da şirketin gerçek olan mı olduğu. Temiz bir sonuç, dosyanın yukarıdaki kontrollerde reddedilmeyeceği, kısaltılmayacağı ya da sessizce birleştirilmeyeceği anlamına gelir — içindeki her bilginin doğru olduğu iddiası değildir.
- Bir seçim listesi ya da sahip değerinin CRM'imin yapılandırmasıyla eşleştiğini kontrol edebilir mi?
- Hayır. Seçim listesi seçenekleri, potansiyel müşteri durumları, sahip atamaları ve mevcut kayıtlara bağlantılar yalnızca CRM'inizin kendi yapılandırması içinde bulunur ve bu araç ona hiçbir zaman bağlanmaz — yalnızca teslim etmek üzere olduğunuz dosyayı okur, başka hiçbir şeyi değil. Dosyada sorunsuz görünen bir değer, CRM'de eşleşen bir seçenek olmadığı için içe aktarımda yine de reddedilebilir; bunu yalnızca CRM'in kendisi ya da yapılandırmasını bilen biri kontrol edebilir.
- Sonuç "hazır" derse, içe aktarımın başarılı olacağı garanti midir?
- Her satırın, seçtiğiniz hedefe karşı çalıştırılan kontrolleri geçtiği anlamına gelir — zorunlu alanlar, biçimler, dosya içi yinelenenler, alan uzunlukları, sütun eşleştirmesi. CRM'in kendi tarafında karar verdiği hiçbir şeye karşı bir garanti değildir: eşleşmesi olmayan bir seçim listesi değeri, artık var olmayan bir sahip, dosyanızdaki başka bir satıra karşı değil CRM'de zaten var olan bir kayda karşı bir yineleme ya da içe aktarımı yapan hesabın sahip olmadığı bir izin. Bunlar bir dosya kontrolünün göremeyeceği, CRM içindeki duruma bağlıdır.
- Doğruluk kontrolü şirket kayıtları için de aynı şekilde çalışır mı?
- Evet, farklı bir kural kümesiyle. Bir şirket kaydının e-posta adresine ihtiyacı yoktur — HubSpot bir alan adı ya da bir şirket adından biriyle kabul eder, Salesforce ve Pipedrive'ın da kendi eşdeğerleri vardır. Biçimlendirme, yinelenen ve alan uzunluğu kontrolleri aynı şekilde çalışır, ama kişi nesnesi yerine şirket nesnesinin kendi zorunlu alanlarına ve sınırlarına karşı.
- E-posta adreslerinin gerçek olduğunu ve geri dönmeyeceğini kontrol eder mi?
- Hayır. Bir adresin yapısal olarak geçerli olduğunu — bir CRM'in içe aktarıcısının beklediği biçimde — kontrol eder ve info@ ya da sales@ gibi rol adreslerini, tek kullanımlık alan adlarını ve gmial.com gibi olası yazım hatalarını işaretler. Bir posta kutusunun gerçekten var olup posta kabul edip etmediği bir posta sunucusuyla iletişim gerektiren bir sorudur ve bu araç verinizi taşıyan hiçbir ağ isteği yapmaz — teslim edilebilirliği doğrulamak her adresi bir yere göndermek anlamına gelirdi.
- Önerilen her düzeltmeyi uygularsam, dosya tamamen doğru hale gelir mi?
- Bu aracın görebildiği ve otomatik olarak değiştirmeye istekli olduğu sorunlardan arınmış hale gelir — kırpılmış boşluklar, küçük harfe çevrilmiş bir e-posta, çıkarılmış geçersiz bir karakter, temizlenmiş bir yer tutucu. Yukarıdaki anlamlarda doğrulanmış hale gelmez: biçimlendirmeyi düzeltmek bir seçim listesi değerini onaylamaz, çalışan bir e-posta adresi icat etmez ya da iki yinelenen satırdan hangisinin gerçek kayıt olduğuna karar vermez. Bunlar birer takdir meselesi olarak kalır ve değişiklik günlüğü tam olarak neyin dokunulduğunu gösterir, böylece bu kararları siz verebilirsiniz.
Gerçek bir dosyada nasıl göründüğü
Dosyanın ilk bakışta sorunsuz göründüğü ve olmadığı üç durum.
- İkinci kez okuyunca doğru görünmeyen bir alan adı
Girdi: bin iki yüz satırdan biri, e-posta sütununda ada@gmial.com.
Çıktı: satırı ve şüphelenilen doğru alan adını belirten bir uyarı.
Bulgu: araç gmail.com öneriyor ve iki değeri yan yana gösteriyor. Düzeltmeyi işaretlemediğiniz sürece hiçbir şey değişmez — bir öneri bir gerçek değildir.
- Zorunlu bir alanı geçmek için yazılmış bir değer
Girdi: aynı gün eklenmiş kırk satır boyunca Görev Unvanı sütunu "yok" yazıyor.
Çıktı: satırları ve tekrar eden değeri belirten bir uyarı.
Bulgu: araç gerçek bir unvan uydurmak yerine yer tutucuyu temizler — hücreyi bir kişinin doldurması ya da boş bırakması için bırakır.
- Aynı alanı talep eden iki sütun
Girdi: hem bir "Company" hem de bir "Company Name" sütunu içeren bir dosya.
Çıktı: her iki başlığı ve eşleştikleri alanı belirten bir uyarı.
Bulgu: araç bunlardan birini önerir ve diğerini eşleşmemiş olarak işaretler — hangisinin doğru olduğuna karar vermez, çünkü hangi sütuna güvendiğinizi bilemez.
Bunu kim soruyor
Bu soru, aynı işin dört farklı noktasında dosyayı zaten elinde tutan kişilerden gelir.
İlk içe aktarımını yapan biri
Bir şirketin çalıştırdığı ilk CRM içe aktarımı, veritabanının şeklini yıllarca belirler. Hiçbir şey yazılmadan önce "doğru"yu bir kerede doğru yapmak, sonradan düzeltmekten daha ucuzdur.
Veri kalitesinin sahibi kim olursa olsun
Çoğu şirketin resmi bir unvanı olmasa da bu işi sonunda birileri üstlenir. Bu, bir içe aktarımdan sonra bir temizlik projesi yerine, öncesinde gerçekleşen kontroldür.
Bir müşteriyi başlatan danışmanlar
Her seferinde farklı bir müşterinin dosyası, CRM'ine yaslanacak sabit bir bağlantı olmadan. Kontrol edilecek tek şey dosyadır.
Bir CRM geçişini yürüten kişi
Eski sistemden alınan bir dışa aktarım, yeni sistemin kurallarını hiç düşünmeden yazılmıştır. Geçişten önce onu hedefin kurallarına göre kontrol etmek, işin tamamıdır.
Araç
Şimdi bir dosya kontrol edin
Aktarmak üzere olduğunuz CSV'yi bırakın. Kurulacak bir şey yok, hesap yok, yükleme yok.
Bir dosya kontrol edin