Verificar se os dados de contato estão exatos antes de uma importação para o CRM
A pergunta que surge quando o arquivo já está aberto: o que “exato” quer dizer aqui, o que esta verificação realmente confere e o que só o seu CRM pode dizer.
A própria ferramenta
CRM Import Check
Solte um arquivo CSV ou Excel, escolha HubSpot, Salesforce ou Pipedrive e veja o que a importação rejeitaria, cortaria ou resolveria sozinha como duplicata.
Verificar um arquivoMais seis perguntas
As nove perguntas feitas antes de qualquer verificação (o que a ferramenta faz, quais CRMs ela aceita, se o arquivo é enviado etc.) estão respondidas na própria página da ferramenta, onde fazem falta. Estas aparecem quando você já está olhando para o seu arquivo e se perguntando o que “exato” realmente abrange.
- Como posso verificar se os dados de contato estão exatos antes de importá-los para o meu CRM?
- “Exato” cobre duas coisas diferentes, e esta ferramenta resolve só uma delas. O que ela verifica, de acordo com o destino escolhido: se todos os campos obrigatórios estão preenchidos (Sobrenome para um contato do Salesforce, um e-mail ou nome e sobrenome para um do HubSpot); se cada e-mail e telefone tem estrutura utilizável; se datas e números estão escritos como o destino espera; se não há duas linhas com o mesmo e-mail ou chave (o que a própria importação do CRM resolve ficando com uma linha e descartando a outra); e se nenhum valor passa do limite de campo publicado pelo destino. O que ela não consegue verificar: se um proprietário, um status de lead ou outro valor de lista suspensa corresponde de fato a um valor configurado no seu CRM, se um e-mail realmente recebe mensagens e se a pessoa ou empresa citada é a verdadeira. Um veredito limpo significa que o arquivo não será rejeitado, truncado nem resolvido como duplicata nos pontos acima. Não significa que cada informação nele seja verdadeira.
- Ela consegue verificar se um valor de lista suspensa ou de proprietário bate com a configuração do meu CRM?
- Não. Opções de lista suspensa, status de lead, atribuições de proprietário e vínculos com registros existentes só existem na configuração do seu CRM, e esta ferramenta nunca se conecta a ele: ela lê o arquivo que você vai entregar e mais nada. Um valor que parece correto no arquivo ainda pode ser rejeitado na importação se o CRM não tiver uma opção correspondente; só o próprio CRM, ou alguém que conheça a configuração dele, pode verificar isso.
- Se o veredito diz “pronto”, a importação tem sucesso garantido?
- Significa que todas as linhas passaram nas verificações feitas para o destino escolhido: campos obrigatórios, formatos, duplicatas dentro do arquivo, tamanhos de campo e mapeamento de colunas. Não é garantia contra nada que o CRM decida do lado dele: um valor de lista suspensa sem correspondência, um proprietário que não existe mais, uma duplicata de um registro que já está no CRM (e não de outra linha do arquivo) ou uma permissão que a conta usada na importação não tem. Isso depende do estado interno do CRM, que uma verificação de arquivo não enxerga.
- A verificação de exatidão funciona da mesma forma para registros de empresa?
- Sim, com outro conjunto de regras. Um registro de empresa não precisa de e-mail: o HubSpot aceita um que tenha nome de domínio ou nome da empresa, e o Salesforce e o Pipedrive têm regras equivalentes. As verificações de formatação, duplicatas e tamanho de campo funcionam do mesmo jeito, mas com os campos obrigatórios e os limites do objeto de empresa, e não do objeto de contato.
- Ela verifica se os endereços de e-mail existem e não vão voltar?
- Não. Ela verifica se o endereço é estruturalmente válido, no formato que o importador do CRM espera, e sinaliza caixas compartilhadas como info@ ou vendas@, domínios descartáveis e prováveis erros de digitação, como um domínio terminado em gmial.com. Saber se uma caixa de entrada existe e aceita mensagens exige contatar um servidor de e-mail, e esta ferramenta não faz nenhuma chamada de rede com os seus dados: verificar a entrega significaria enviar cada endereço para algum lugar.
- Se eu aplicar todas as correções sugeridas, o arquivo fica totalmente exato?
- Ele fica livre dos problemas que esta ferramenta consegue ver e se dispõe a corrigir automaticamente: espaços extras removidos, e-mail em minúsculas, caractere inválido retirado, valor fictício apagado. Mas não fica verificado nos sentidos acima: corrigir a formatação não confirma um valor de lista suspensa, não inventa um e-mail que funcione nem decide qual de duas linhas duplicadas é o registro verdadeiro. Essas decisões continuam sendo suas, e o registro de mudanças mostra exatamente o que foi alterado para você decidir.
Como isso aparece num arquivo real
Três casos em que o arquivo parecia correto à primeira vista e não estava.
Um domínio que parece certo até você reler
Entrada: ada@gmial.com na coluna de e-mail, uma linha entre mil e duzentas.
Saída: um aviso que indica a linha e o domínio que provavelmente é o correto.
Achado: a ferramenta sugere gmail.com e mostra os dois valores lado a lado. Nada muda se você não marcar a correção: uma sugestão não é um fato.
Um valor digitado só para passar de um campo obrigatório
Entrada: a coluna Cargo traz “n/a” em quarenta linhas adicionadas no mesmo dia.
Saída: um aviso que indica as linhas e o valor repetido.
Achado: a ferramenta apaga o valor fictício em vez de inventar um cargo de verdade. A célula fica em branco para alguém preencher ou deixar vazia.
Duas colunas disputando o mesmo campo
Entrada: um arquivo com uma coluna “Company” e outra “Company Name”.
Saída: um aviso que indica os dois cabeçalhos e o campo a que ambos correspondem.
Achado: a ferramenta propõe uma delas e marca a outra como não mapeada. Ela não decide qual está certa, porque não tem como saber em qual coluna você confia.
Quem faz essa pergunta
A pergunta vem de pessoas que já têm o arquivo em mãos, em quatro momentos diferentes do mesmo trabalho.
Quem está fazendo a primeira importação
A primeira importação de CRM de uma empresa define a estrutura da base de dados por anos. Acertar o “exato” uma vez, antes de gravar qualquer coisa, sai mais barato do que corrigir depois.
Quem cuida da qualidade dos dados
Poucas empresas têm esse cargo, mas alguém sempre acaba fazendo o trabalho. Esta é a verificação feita antes da importação, no lugar de um projeto de limpeza depois dela.
Consultores na implantação de um cliente
A cada vez, a exportação de um cliente diferente, sem uma conexão permanente com o CRM dele em que se apoiar. O arquivo é a única coisa que dá para verificar.
Quem está conduzindo uma migração de CRM
A exportação do sistema antigo nunca foi feita pensando nas regras do novo. Verificá-la com as regras do destino, antes da virada, é justamente o objetivo.
A ferramenta
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