연락처 데이터가 정확한지 확인하기, CRM 가져오기 전에
파일을 이미 열어 본 뒤에 생기는 질문입니다. 여기서 "정확하다"가 어디까지를 뜻하는지, 이 검사가 실제로 무엇을 확인하는지, 그리고 CRM만 알려 줄 수 있는 것은 무엇인지 다룹니다.
도구
CRM Import Check
CSV나 Excel 파일을 놓고 HubSpot, Salesforce, Pipedrive 중 하나를 고르면, 가져오기 과정에서 무엇이 거부되고, 잘리고, 중복이라며 임의로 정리될지 확인할 수 있습니다.
파일 검사하기추가 질문 여섯 가지
검사를 시작하기 전에 묻는 아홉 가지 질문(도구가 하는 일, 지원하는 CRM, 파일 업로드 여부 등)은 답이 필요한 곳인 도구 페이지에서 다룹니다. 여기 있는 질문은 자신의 파일을 들여다보며 "정확하다"가 실제로 어디까지를 뜻하는지 궁금해질 때 나옵니다.
- CRM으로 가져오기 전에 연락처 데이터가 정확한지 어떻게 확인할 수 있나요?
- "정확하다"에는 서로 다른 두 가지 뜻이 있고, 이 도구는 그중 하나만 확인합니다. 선택한 대상을 기준으로 검사하는 항목은 다음과 같습니다. 필수 필드가 모두 있는지(Salesforce 연락처는 성, HubSpot 연락처는 이메일 주소 또는 이름과 성), 이메일 주소와 전화번호가 구조상 쓸 수 있는지, 날짜와 숫자가 대상이 요구하는 형식인지, 같은 이메일이나 키를 가진 행이 두 개 이상 있지 않은지(CRM의 가져오기 기능은 이런 경우 한 행만 남기고 나머지를 버립니다), 대상이 공개한 필드 길이 한도를 넘는 값이 없는지입니다. 확인할 수 없는 항목도 있습니다. 소유자, 리드 상태 등 드롭다운 값이 CRM에 실제로 설정된 옵션과 일치하는지, 이메일 주소가 실제로 메일을 받는지, 적힌 사람이나 회사가 실재하는지는 알 수 없습니다. 판정에 문제가 없다는 것은 위 검사 항목 때문에 파일이 거부되거나 잘리거나 중복으로 정리되지 않는다는 뜻일 뿐, 파일 안의 모든 사실이 맞다는 뜻은 아닙니다.
- 드롭다운 목록이나 소유자 값이 제 CRM 설정과 일치하는지 확인할 수 있나요?
- 아니요. 드롭다운 옵션, 리드 상태, 소유자 지정, 기존 레코드와의 연결은 CRM 설정 안에만 있는 정보이고, 이 도구는 CRM에 연결하지 않습니다. 넘기려는 파일만 읽을 뿐입니다. 파일에서는 멀쩡해 보이는 값도 CRM에 일치하는 옵션이 없으면 가져올 때 거부될 수 있습니다. 이는 CRM 자체나, 그 설정을 아는 사람만 확인할 수 있습니다.
- 판정이 "준비 완료"라고 나오면 가져오기가 반드시 성공하나요?
- 선택한 대상 기준으로 실행한 검사(필수 필드, 형식, 파일 내 중복, 필드 길이, 열 매핑)를 모든 행이 통과했다는 뜻입니다. CRM이 자체적으로 판단하는 부분까지 보장하지는 않습니다. 일치하는 옵션이 없는 드롭다운 값, 더 이상 존재하지 않는 소유자, 파일 속 다른 행이 아니라 CRM에 이미 있는 레코드와의 중복, 가져오기를 실행하는 계정에 없는 권한 같은 것들입니다. 이런 문제는 파일 검사로는 볼 수 없는 CRM 내부 상태에 달려 있습니다.
- 정확성 확인은 회사 레코드에도 같은 방식으로 작동하나요?
- 네, 다만 적용되는 규칙이 다릅니다. 회사 레코드에는 이메일 주소가 필요 없습니다. HubSpot은 도메인 이름이나 회사 이름 중 하나만 있으면 받아들이고, Salesforce와 Pipedrive에도 각각 이에 해당하는 규칙이 있습니다. 서식, 중복, 필드 길이 검사는 똑같이 실행하되, 연락처 객체가 아니라 회사 객체의 필수 필드와 한도를 기준으로 합니다.
- 이메일 주소가 실제로 존재하고 반송되지 않는지도 확인하나요?
- 아니요. 주소가 구조상 올바른지, 즉 CRM 가져오기 도구가 기대하는 형태인지를 확인합니다. 또한 info@나 sales@ 같은 공용 메일함 주소, 일회용 도메인, gmial.com처럼 오타로 보이는 도메인을 표시합니다. 메일함이 실제로 있고 메일을 받는지는 메일 서버에 접속해야 알 수 있는데, 이 도구는 데이터를 담은 네트워크 요청을 전혀 보내지 않습니다. 전달 가능성을 확인하려면 모든 주소를 어딘가로 보내야 하기 때문입니다.
- 제안된 수정을 모두 적용하면 파일이 완전히 정확해지나요?
- 이 도구가 찾아낼 수 있고 자동으로 고쳐도 되는 문제는 사라집니다. 앞뒤 공백 제거, 이메일 소문자 변환, 잘못된 문자 제거, 자리표시용 값 삭제 같은 것들입니다. 하지만 위에서 말한 의미로 검증되는 것은 아닙니다. 서식을 고친다고 드롭다운 값이 확인되거나, 쓸 수 있는 이메일 주소가 생기거나, 중복된 두 행 중 어느 쪽이 진짜 레코드인지 정해지지는 않습니다. 이런 부분은 여전히 사람이 판단해야 하며, 변경 기록에 무엇을 바꿨는지 정확히 나와 있으니 이를 보고 판단하면 됩니다.
실제 파일에서는 이렇게 보입니다
언뜻 보기에는 괜찮았지만 실제로는 문제가 있던 세 가지 사례입니다.
두 번 읽어야 틀린 게 보이는 도메인
입력: 1,200행 중 한 행의 이메일 열에 적힌 ada@gmial.com.
출력: 해당 행과 올바른 것으로 추정되는 도메인을 알려 주는 경고 1건.
발견: 도구가 gmail.com을 제안하고 두 값을 나란히 보여 줍니다. 수정에 체크하지 않으면 아무것도 바뀌지 않습니다. 제안은 어디까지나 제안일 뿐, 사실이 아니기 때문입니다.
필수 필드를 통과시키려고 입력한 값
입력: 같은 날 추가된 40개 행의 직함 열이 모두 "n/a"입니다.
출력: 해당 행들과 반복된 값을 알려 주는 경고 1건.
발견: 도구는 실제 직함을 지어내지 않고 자리표시용 값만 지웁니다. 셀은 비워 두어 사람이 채우거나 그대로 비워 둘 수 있게 합니다.
같은 필드에 겹치는 두 열
입력: "Company" 열과 "Company Name" 열이 함께 있는 파일.
출력: 두 머리글과, 둘 다 해당하는 필드를 알려 주는 경고 1건.
발견: 도구는 둘 중 하나를 제안하고 나머지는 매핑되지 않은 열로 표시합니다. 어느 쪽이 맞는지는 정하지 않습니다. 사용자가 어느 열을 믿는지 도구로서는 알 수 없기 때문입니다.
이런 질문을 하는 분들
이 질문은 이미 파일을 손에 든 사람들이, 같은 업무의 서로 다른 네 시점에서 던집니다.
처음 가져오기를 하는 사람
회사가 처음 하는 CRM 가져오기가 이후 몇 년간 데이터베이스의 모양을 정합니다. 아무것도 기록되기 전에 "정확하게"를 한 번 제대로 해 두는 편이 나중에 고치는 것보다 저렴합니다.
데이터 품질을 책임지는 분
대부분의 회사에 따로 있는 직함은 아니지만, 결국 누군가는 이 일을 맡게 됩니다. 가져오기 뒤에 정리 프로젝트를 벌이는 대신, 가져오기 전에 하는 검사입니다.
고객사를 온보딩하는 컨설턴트
매번 다른 고객사의 내보내기 파일이고, 기댈 수 있는 상시 CRM 연결도 없습니다. 검사할 수 있는 것은 파일뿐입니다.
CRM 마이그레이션을 이끄는 분
이전 시스템에서 내보낸 파일은 새 시스템의 규칙을 염두에 두고 만든 것이 아닙니다. 전환 전에 새 시스템의 규칙으로 검사하는 것, 그것이 핵심입니다.