Verificare che i dati di contatto siano accurati prima di un'importazione CRM
La domanda che ci si pone con il file già aperto: cosa significa qui «accurato», cosa verifica davvero questo controllo e cosa può dirti solo il tuo CRM.
Lo strumento
CRM Import Check
Trascina un file CSV o Excel, scegli HubSpot, Salesforce o Pipedrive e scopri cosa l'importazione rifiuterebbe, troncherebbe o risolverebbe da sola come duplicato.
Controlla un fileAltre sei domande
Le nove domande che si fanno prima di controllare qualsiasi cosa (cosa fa lo strumento, quali CRM supporta, se il file viene caricato e le altre) hanno risposta nella pagina dello strumento, dove servono. Queste arrivano quando stai già guardando il tuo file e ti chiedi cosa voglia dire davvero «accurato».
- Come posso verificare che i dati di contatto siano accurati prima di importarli nel mio CRM?
- «Accurato» vuol dire due cose diverse, e questo strumento ne copre solo una. Ecco cosa controlla, in base alla destinazione scelta: che ogni campo obbligatorio sia presente (Last Name per un contatto Salesforce, un indirizzo email oppure nome e cognome per uno HubSpot); che ogni indirizzo email e numero di telefono sia strutturalmente utilizzabile; che date e numeri siano scritti come la destinazione si aspetta; che nessuna riga abbia la stessa email o chiave di un'altra (l'importazione del CRM risolverebbe il caso tenendo una riga e scartando l'altra); e che nessun valore superi il limite di lunghezza pubblicato dalla destinazione. Ecco cosa non può controllare: se un proprietario, uno stato del lead o un altro valore di un elenco a discesa corrisponde davvero a uno configurato nel tuo CRM, se un indirizzo email riceve davvero posta e se la persona o l'azienda indicata è quella reale. Un verdetto pulito significa che, per i controlli qui sopra, il file non sarà rifiutato, troncato o risolto come duplicato: non significa che ogni dato contenuto sia vero.
- Può verificare che il valore di un elenco a discesa o di un proprietario corrisponda alla configurazione del mio CRM?
- No. Le opzioni degli elenchi a discesa, gli stati dei lead, le assegnazioni dei proprietari e i collegamenti a record esistenti esistono solo nella configurazione del tuo CRM, e questo strumento non vi si collega mai: legge solo il file che stai per consegnare. Un valore che nel file sembra corretto può comunque essere rifiutato all'importazione se il CRM non ha un'opzione corrispondente; solo il CRM stesso, o chi ne conosce la configurazione, può verificarlo.
- Se il verdetto dice «pronto», l'importazione andrà sicuramente a buon fine?
- Significa che ogni riga ha superato i controlli previsti per la destinazione scelta: campi obbligatori, formati, duplicati all'interno del file, lunghezza dei campi, mappatura delle colonne. Non garantisce nulla su ciò che il CRM decide per conto suo: un valore di elenco a discesa senza corrispondenza, un proprietario che non esiste più, un duplicato di un record già presente nel CRM (anziché di un'altra riga del file) o un permesso che l'account usato per l'importazione non ha. Sono cose che dipendono dallo stato interno del CRM, che un controllo sul file non può vedere.
- Il controllo di accuratezza funziona allo stesso modo per i record aziendali?
- Sì, con regole diverse. Un record aziendale non richiede un indirizzo email: HubSpot lo accetta con un nome di dominio o con il nome dell'azienda, e Salesforce e Pipedrive hanno regole equivalenti. I controlli su formattazione, duplicati e lunghezza dei campi funzionano allo stesso modo, ma usano i campi obbligatori e i limiti dell'oggetto azienda anziché quelli dell'oggetto contatto.
- Controlla che gli indirizzi email esistano davvero e non vengano respinti?
- No. Controlla che un indirizzo sia strutturalmente valido, cioè nella forma che l'importazione di un CRM si aspetta, e segnala indirizzi generici come info@ o vendite@, domini usa e getta e probabili errori di battitura, come un dominio che finisce in gmial.com. Per sapere se una casella esiste davvero e accetta posta bisogna contattare un server di posta, e questo strumento non fa nessuna chiamata di rete con i tuoi dati: verificare la recapitabilità vorrebbe dire inviare ogni indirizzo da qualche parte.
- Se applico tutte le correzioni suggerite, il file diventa del tutto accurato?
- Diventa privo dei problemi che lo strumento riesce a vedere ed è disposto a correggere da solo: spazi superflui eliminati, un'email convertita in minuscolo, un carattere non valido rimosso, un segnaposto svuotato. Non diventa però verificato nei sensi descritti sopra: correggere la formattazione non conferma un valore di un elenco a discesa, non inventa un indirizzo email funzionante e non decide quale di due righe duplicate sia il record vero. Quelle restano decisioni tue, e il registro delle modifiche mostra esattamente cosa è stato toccato, così puoi prenderle.
Come appare su un file reale
Tre casi in cui il file sembrava a posto a prima vista e non lo era.
Un dominio che sembra giusto finché non lo rileggi
Input: ada@gmial.com nella colonna email, una riga su milleduecento.
Output: un avviso che indica la riga e il dominio probabilmente corretto.
Risultato: lo strumento suggerisce gmail.com e mostra i due valori affiancati. Non cambia nulla finché non spunti la correzione: un suggerimento non è un fatto.
Un valore inserito solo per superare un campo obbligatorio
Input: la colonna Ruolo riporta «n/d» in quaranta righe aggiunte lo stesso giorno.
Output: un avviso che indica le righe e il valore ripetuto.
Risultato: lo strumento svuota il segnaposto invece di inventare un ruolo, e lascia la cella vuota perché una persona la compili o la lasci così.
Due colonne che rivendicano lo stesso campo
Input: un file con una colonna «Company» e una «Company Name».
Output: un avviso che indica le due intestazioni e il campo a cui corrispondono entrambe.
Risultato: lo strumento ne propone una e segnala l'altra come non mappata. Non decide quale sia quella giusta, perché non può sapere di quale colonna ti fidi.
Chi se lo chiede
La domanda arriva da persone che hanno già il file in mano, in quattro momenti diversi dello stesso lavoro.
Chi fa la sua prima importazione
La prima importazione in un CRM definisce la struttura del database per anni. Rendere i dati «accurati» una volta, prima che venga scritto qualcosa, costa meno che correggerli dopo.
Chiunque sia responsabile della qualità dei dati
Non è un ruolo che la maggior parte delle aziende prevede, ma alla fine qualcuno se ne occupa sempre. Questo è il controllo da fare prima di un'importazione, invece di un progetto di pulizia dopo.
Consulenti alle prese con un nuovo cliente
Ogni volta l'export di un cliente diverso, e nessuna connessione stabile al suo CRM su cui contare. L'unica cosa da controllare è il file.
Chiunque guidi una migrazione CRM
L'export del vecchio sistema non è mai stato pensato per le regole del nuovo. Controllarlo con le regole della destinazione, prima del passaggio, è proprio lo scopo.
Lo strumento
Controlla subito un file
Trascina il CSV che stai per importare. Niente da installare, nessun account, niente da caricare.
Controlla un file