Vérifier que les données de contact sont exactes avant un import CRM
La question qu'on se pose une fois le fichier ouvert : ce que recouvre « exact » ici, ce que cette vérification contrôle vraiment, et ce que seul votre CRM peut vous dire.
L'outil lui-même
CRM Import Check
Déposez un fichier CSV ou Excel, choisissez HubSpot, Salesforce ou Pipedrive, et voyez ce que l'import rejetterait, tronquerait ou dédoublonnerait à votre place.
Vérifier un fichierSix questions de plus
Les neuf questions posées avant toute vérification (ce que fait l'outil, quels CRM il prend en charge, si le fichier est envoyé, etc.) ont leur réponse sur la page de l'outil, là où elles se posent. Celles-ci viennent ensuite, quand vous avez votre propre fichier sous les yeux et que vous vous demandez ce que recouvre vraiment « exact ».
- Comment vérifier que les données de contact sont exactes avant de les importer dans mon CRM ?
- « Exact » recouvre deux choses différentes, et cet outil n'en traite qu'une. Ce qu'il vérifie, selon la cible choisie : chaque champ obligatoire est présent (Last Name pour un contact Salesforce, une adresse e-mail ou les deux noms pour un contact HubSpot), chaque adresse e-mail et chaque numéro de téléphone a une forme utilisable, les dates et les nombres sont écrits comme la cible l'attend, deux lignes ne partagent jamais le même e-mail ou la même clé (ce que l'import du CRM règle lui-même en gardant une ligne et en écartant l'autre), et aucune valeur ne dépasse la longueur de champ publiée par la cible. Ce qu'il ne peut pas vérifier : si un propriétaire, un statut de lead ou une autre valeur de liste déroulante correspond vraiment à une option configurée dans votre CRM, si une adresse e-mail reçoit réellement des messages, et si la personne ou l'entreprise nommée est bien la bonne. Un verdict sans problème signifie que le fichier ne sera ni rejeté, ni tronqué, ni dédoublonné sur les points ci-dessus, pas que chaque information qu'il contient est vraie.
- Peut-il vérifier qu'une valeur de liste déroulante ou de propriétaire correspond à la configuration de mon CRM ?
- Non. Les options de listes déroulantes, les statuts de lead, les propriétaires attribués et les liens vers des fiches existantes n'existent que dans la configuration de votre CRM, et cet outil ne s'y connecte jamais : il lit le fichier que vous allez importer, rien d'autre. Une valeur correcte en apparence peut donc être rejetée à l'import si le CRM n'a pas d'option correspondante ; seul le CRM, ou quelqu'un qui connaît sa configuration, peut le vérifier.
- Si le verdict est « prêt », l'import réussira-t-il à coup sûr ?
- Cela signifie que chaque ligne a passé les contrôles de la cible choisie : champs obligatoires, formats, doublons dans le fichier, longueurs de champ, correspondance des colonnes. Ce n'est pas une garantie contre ce que le CRM décide de son côté : une valeur de liste déroulante sans correspondance, un propriétaire qui n'existe plus, un doublon avec une fiche déjà présente dans le CRM (et non avec une autre ligne du fichier), ou une autorisation qui manque au compte qui importe. Tout cela dépend de l'état du CRM, qu'une vérification de fichier ne peut pas voir.
- La vérification d'exactitude fonctionne-t-elle de la même façon pour les fiches d'entreprise ?
- Oui, avec d'autres règles. Une fiche d'entreprise n'a pas besoin d'adresse e-mail : HubSpot l'accepte avec un nom de domaine ou un nom d'entreprise, et Salesforce et Pipedrive ont leur propre équivalent. Les contrôles de formatage, de doublons et de longueur de champ fonctionnent de la même façon, mais selon les champs obligatoires et les limites de l'objet entreprise, et non de l'objet contact.
- Vérifie-t-il que les adresses e-mail existent vraiment et que les messages ne reviendront pas en erreur ?
- Non. Il vérifie qu'une adresse a une structure valide, celle qu'attend l'outil d'import d'un CRM, et signale les boîtes mail partagées comme info@ ou sales@, les domaines jetables et les fautes de frappe probables, comme un domaine en gmial.com. Savoir si une boîte existe et accepte des messages suppose d'interroger un serveur de messagerie, et cet outil n'effectue aucun appel réseau contenant vos données : vérifier la délivrabilité reviendrait à envoyer chaque adresse quelque part.
- Si j'applique toutes les corrections suggérées, le fichier devient-il totalement exact ?
- Il est débarrassé des problèmes que cet outil sait voir et accepte de corriger automatiquement : espaces superflus supprimés, e-mail passé en minuscules, caractère invalide retiré, valeur fictive effacée. Il n'est pas vérifié pour autant au sens décrit plus haut : corriger le formatage ne valide pas une valeur de liste déroulante, n'invente pas une adresse e-mail qui fonctionne et ne décide pas laquelle de deux lignes en double est la bonne fiche. Ces décisions vous reviennent, et le journal des modifications montre exactement ce qui a été modifié pour vous aider à les prendre.
À quoi cela ressemble sur un fichier réel
Trois cas où le fichier semblait correct au premier coup d'œil, et ne l'était pas.
Un domaine qui semble correct jusqu'à ce qu'on le relise
Entrée : ada@gmial.com dans la colonne e-mail, une ligne sur mille deux cents.
Sortie : un avertissement qui indique la ligne et le domaine probablement correct.
Résultat : l'outil propose gmail.com et affiche les deux valeurs côte à côte. Rien ne change tant que vous ne cochez pas la correction : une suggestion n'est pas un fait.
Une valeur saisie pour contourner un champ obligatoire
Entrée : la colonne Intitulé du poste indique « n/a » sur quarante lignes ajoutées le même jour.
Sortie : un avertissement qui indique les lignes et la valeur répétée.
Résultat : l'outil efface la valeur fictive au lieu d'inventer un vrai intitulé. La cellule reste vide, à remplir ou non par une personne.
Deux colonnes pour un même champ
Entrée : un fichier avec à la fois une colonne « Company » et une colonne « Company Name ».
Sortie : un avertissement qui cite les deux en-têtes et le champ auquel ils correspondent.
Résultat : l'outil retient l'une des colonnes et marque l'autre comme non associée. Il ne décide pas laquelle est la bonne, car il ne peut pas savoir à quelle colonne vous vous fiez.
Qui pose cette question
Elle vient de personnes qui ont déjà le fichier en main, à quatre étapes d'un même travail.
Quelqu'un qui effectue son premier import
Le premier import CRM d'une entreprise fixe la structure de sa base pour des années. Vérifier l'exactitude une bonne fois, avant toute écriture, coûte moins cher que de corriger ensuite.
La personne responsable de la qualité des données
Peu d'entreprises ont ce poste, mais quelqu'un finit toujours par faire ce travail. Ce contrôle intervient avant l'import, au lieu d'un chantier de nettoyage après.
Les consultants qui démarrent avec un nouveau client
Un export différent à chaque client, et aucune connexion permanente à son CRM sur laquelle compter. Le fichier est la seule chose à vérifier.
La personne qui pilote une migration de CRM
L'export de l'ancien système n'a jamais été pensé pour les règles du nouveau. Le vérifier selon les règles de la destination, avant la bascule, c'est tout l'enjeu.
L'outil
Vérifier un fichier maintenant
Déposez le CSV que vous allez importer. Rien à installer, pas de compte, aucun envoi.
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