Verificar que los datos de contacto son exactos antes de una importación al CRM
La pregunta que la gente hace una vez que el archivo ya está abierto: qué cubre aquí "exacto", qué comprueba realmente este control y qué solo puede decirle su CRM.
La herramienta misma
CRM Import Check
Suelte un archivo CSV o Excel, elija HubSpot, Salesforce o Pipedrive, y vea qué rechazaría, truncaría o fusionaría en silencio la importación.
Revisar un archivoSeis preguntas más
Las nueve que se preguntan antes de subir nada — qué hace la herramienta, qué CRM admite, si el archivo se sube y el resto — se responden en la propia página de la herramienta, donde hacen falta. Estas llegan cuando ya está mirando su propio archivo y preguntándose qué cubre realmente "exacto".
- ¿Cómo puedo verificar que los datos de contacto son exactos antes de importarlos a mi CRM?
- "Exacto" cubre dos cosas distintas, y esta herramienta solo cierra una de ellas. Lo que comprueba, según el destino elegido: que cada campo obligatorio esté presente (Apellido para un contacto de Salesforce, un correo o ambos nombres para uno de HubSpot), que cada correo y número de teléfono sea estructuralmente utilizable, que las fechas y números estén escritos como el destino los espera, que ninguna fila comparta correo o clave con otra — algo que la propia importación del CRM deja que se sobrescriba en silencio —, y que ningún valor supere el límite de campo publicado por el destino. Lo que no puede comprobar: si un propietario, un estado de cliente potencial u otro valor de lista desplegable coincide realmente con uno configurado en su CRM, si un correo realmente recibe correspondencia, y si la persona o empresa nombrada es la real. Un resultado limpio significa que el archivo no será rechazado, truncado ni fusionado en silencio por los controles anteriores — no es una afirmación de que cada dato en él sea cierto.
- ¿Puede comprobar que un valor de lista desplegable o de propietario coincide con la configuración de mi CRM?
- No. Las opciones de listas desplegables, los estados de cliente potencial, las asignaciones de propietario y los enlaces a registros existentes solo existen dentro de la propia configuración de su CRM, y esta herramienta nunca se conecta a ella — lee el archivo que está a punto de entregar y nada más. Un valor que se ve bien en el archivo puede seguir siendo rechazado en la importación porque el CRM no tiene una opción correspondiente; solo el CRM mismo, o alguien que conozca su configuración, puede comprobar eso.
- Si el veredicto dice "lista", ¿está garantizado que la importación tendrá éxito?
- Significa que cada fila superó los controles ejecutados contra el destino elegido — campos obligatorios, formatos, duplicados dentro del archivo, longitudes de campo, asignación de columnas. No es una garantía frente a nada que el CRM decida por su cuenta: un valor de lista desplegable sin coincidencia, un propietario que ya no existe, un duplicado contra un registro que ya está en el CRM en lugar de otra fila de su archivo, o un permiso que no tiene la cuenta que ejecuta la importación. Eso depende de un estado dentro del CRM que un control de archivo no puede ver.
- ¿La verificación de exactitud funciona igual para los registros de empresa?
- Sí, con un conjunto de reglas distinto. Un registro de empresa no necesita una dirección de correo — HubSpot acepta uno con un dominio o un nombre de empresa, y Salesforce y Pipedrive tienen sus propios equivalentes. Los controles de formato, duplicados y longitud de campo funcionan igual, pero contra los campos obligatorios y límites propios del objeto de empresa en lugar de los del objeto de contacto.
- ¿Comprueba que las direcciones de correo son reales y no rebotarán?
- No. Comprueba que una dirección es estructuralmente válida — la forma que espera el importador de un CRM — y señala direcciones de rol como info@ o ventas@, dominios desechables y errores tipográficos probables como un dominio que termina en gmial.com. Si un buzón realmente existe y acepta correo es una pregunta que requiere contactar con un servidor de correo, y esta herramienta no hace ninguna llamada de red que lleve sus datos — verificar la entregabilidad significaría enviar cada dirección a alguna parte.
- Si aplico todas las correcciones sugeridas, ¿el archivo queda totalmente exacto?
- Queda libre de los problemas que esta herramienta puede ver y está dispuesta a cambiar automáticamente — espacios recortados, un correo en minúsculas, un carácter inválido eliminado, un marcador de posición borrado. No queda verificado en los sentidos anteriores: corregir el formato no confirma un valor de lista desplegable, no inventa un correo que funcione ni decide cuál de dos filas duplicadas es el registro real. Eso sigue siendo una decisión suya, y el registro de cambios muestra exactamente qué se tocó para que pueda tomarla.
Cómo se ve en un archivo real
Tres casos en los que el archivo parecía correcto a primera vista y no lo estaba.
- Un dominio que parece correcto hasta que se lee dos veces
Entrada: ada@gmial.com en la columna de correo, una fila entre mil doscientas.
Salida: una advertencia que nombra la fila y el dominio que probablemente sea correcto.
Hallazgo: la herramienta sugiere gmail.com y muestra ambos valores lado a lado. Nada cambia a menos que marque la corrección — una sugerencia no es un hecho.
- Un valor escrito para pasar un campo obligatorio
Entrada: la columna Puesto dice «n/a» en cuarenta filas añadidas el mismo día.
Salida: una advertencia que nombra las filas y el valor repetido.
Hallazgo: la herramienta borra el marcador de posición en lugar de inventar un puesto real — deja la celda vacía para que una persona la rellene o la deje así.
- Dos columnas que reclaman el mismo campo
Entrada: un archivo con una columna «Company» y otra «Company Name».
Salida: una advertencia que nombra ambos encabezados y el campo que ambos coinciden.
Hallazgo: la herramienta propone una de ellas y marca la otra como sin asignar — no decide cuál es correcta, porque no puede saber en qué columna confía usted.
Quién pregunta esto
La pregunta viene de personas que ya tienen el archivo en la mano, en cuatro momentos distintos del mismo trabajo.
Alguien que hace su primera importación
La primera importación al CRM que hace una empresa marca la forma de su base de datos durante años. Acertar con «exacto» una vez, antes de escribir nada, sale más barato que corregirlo después.
Quien sea responsable de la calidad de los datos
No es un puesto que tenga la mayoría de las empresas, pero alguien siempre acaba haciendo ese trabajo. Este es el control que ocurre antes de una importación, en vez de un proyecto de limpieza después de una.
Consultores que incorporan a un cliente
Un archivo de un cliente distinto cada vez, sin una conexión permanente a su CRM en la que apoyarse. El archivo es lo único que hay que comprobar.
Quien dirige una migración de CRM
Una exportación del sistema antiguo nunca se escribió pensando en las reglas del nuevo. Comprobarla contra las reglas del destino, antes del cambio, es todo el sentido de esto.
La herramienta
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