Convertir PDF a factura electrónica: preguntas frecuentes
Lo que la gente pregunta cuando un cliente pide por primera vez una factura estructurada, más tres conversiones resueltas y dónde consultar cada regla de validación.
La propia herramienta
E-Invoice Converter
Suelte una factura PDF, compruebe cada campo, descargue Peppol BIS 3.0, XRechnung 3.0 o EN 16931 UBL.
Abrir el conversorCinco preguntas más
Las cuatro que se preguntan antes de convertir nada (qué es, si usa IA, si la factura se sube, qué perfil elegir) se responden en la propia página de la herramienta, donde hacen falta. Estas cinco llegan después.
- Mi PDF es un escaneo. ¿Funcionará?
- No. Un PDF escaneado o solo de imagen no tiene capa de texto que leer, y E-Invoice Converter no añade OCR para sortearlo: solo lee el texto que el PDF ya contiene, así que nunca adivina un valor a partir de píxeles.
- ¿Qué significan los hallazgos de validación?
- Cada uno es una frase que nombra el campo afectado, el valor esperado frente al actual, y el identificador de regla publicado de EN 16931, XRechnung o Peppol, como BR-CO-15 o BR-DE-15, para que pueda consultar la regla exacta en lugar de fiarse de la palabra de la herramienta.
- ¿Puede corregir problemas por mí?
- Los aritméticos, en un clic. Reconstruir los totales, reconstruir el desglose de IVA, derivar importes de línea y numerar líneas se derivan de cifras que ya están en la factura. Un valor se ofrece en lugar de calcularse: cuando una parte tiene NIF-IVA pero no dirección electrónica, se ofrece ese NIF-IVA como dirección, y solo se usa si usted lo acepta. La categoría de IVA de una línea todavía marcada como Incierto sigue el tipo que usted escribe. Nada más cambia sin que usted lo escriba.
- ¿Puede generar facturas rectificativas?
- Sí. Elija «Factura rectificativa» directamente en el campo de código de tipo de factura: es una de cuatro opciones en una lista desplegable cerrada, no algo que se escriba a mano.
- ¿Hay un límite de tamaño de archivo?
- Sí, 20 MB. Un PDF más grande se rechaza antes de que empiece el análisis.
Cómo se ve en una conversión real
Tres casos para los que se han construido el extractor y el validador.
Un autónomo factura a un cliente belga
Entrada
una factura PDF corriente, generada desde una hoja de cálculo o un software de facturación, con capa de texto.
Salida
XML UBL Peppol BIS 3.0, sugerido automáticamente porque el país del comprador es Bélgica, más un informe de validación.
Hallazgo
El perfil es una sugerencia, no una decisión fija: puede cambiarse antes de generar.
Un comprador alemán espera un Leitweg-ID
Entrada
una factura PDF para un comprador del sector público alemán, sin identificador de enrutamiento impreso.
Salida
el campo de referencia del comprador se deja como Falta en lugar de adivinarse.
Hallazgo
BR-DE-15: la referencia del comprador es obligatoria para destinatarios del sector público alemán, y falla la validación hasta que se introduce el Leitweg-ID.
Un IBAN con un dígito mal escrito
Entrada
un PDF en el que el IBAN se volvió a escribir a mano en algún punto anterior, con un dígito cambiado.
Salida
el campo se marca como No válido (el dígito de control mod 97 no coincide) antes de que el archivo llegue siquiera a generarse.
Hallazgo
El error se detecta antes de enviar la factura, no después de que rebote desde el sistema del comprador.
Quién debe enviar una factura estructurada
Para cualquiera a quien le acaban de decir que un cliente necesita una factura estructurada, no para un departamento de contabilidad que ya tiene un ERP con facturación electrónica integrada.
Autónomos y trabajadores por cuenta propia
Factura desde una plantilla o un software sencillo, y un cliente acaba de pedir Peppol o XRechnung. Convierta el PDF que ya genera; no necesita un nuevo software de facturación.
Pequeñas y medianas empresas
Su software de contabilidad aún no exporta UBL, o no está listo para cambiar. Convierta las facturas que ya imprime mientras decide.
Asesorías y gestorías
Prepare la factura saliente de un cliente destinada a un comprador registrado en Peppol, o compruebe que un archivo convertido pasará realmente antes de enviarlo.
Equipos de finanzas y cuentas a cobrar
Gestione la factura ocasional que el mandato de facturación electrónica de un cliente exige ahora en formato estructurado, sin añadir un punto de acceso Peppol para un volumen ocasional.
Referencia
Cada regla de validación, en su propia página
Cada regla EN 16931, XRechnung y Peppol que comprueba el conversor, con el mensaje oficial, la ruta del elemento y los valores permitidos.
Ver todas las reglas de validaciónLa herramienta
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