XRechnung häufige Fragen und Beispiele
Die Fragen, die nach dem Öffnen einer Rechnung aufkommen, nicht davor. Dazu: was die Codes bedeuten, drei durchgerechnete Beispiele und wo Sie jede Prüfregel nachschlagen können.
Das Werkzeug selbst
E-Invoice Viewer
XML oder ZUGFeRD-/Factur-X-PDF ablegen, wie eine Rechnung lesen, nach EN 16931 prüfen.
Viewer öffnenSechs weitere Fragen
Die vier Fragen vor dem Öffnen – was eine E-Rechnung im XML-Format ist, wie man sie öffnet, ob ein PDF zählt und ob die Datei hochgeladen wird – beantwortet die Werkzeugseite selbst, dort, wo sie gebraucht werden. Diese sechs kommen erst danach.
- Heißt ein fehlerfreies Ergebnis, dass die Rechnung rechtsgültig ist?
- Es heißt, dass das Dokument die im Bericht aufgeführten Regeln erfüllt. Das sind die zentralen Regeln der EN 16931 sowie die von uns genannten XRechnung- und Peppol-Regeln, nicht das vollständige nationale Regelwerk. Für eine formelle Konformitätsprüfung nutzen Sie den eInvoice-Validator der Europäischen Kommission.
- Was bedeuten Codes wie BR-CO-15?
- Das sind die veröffentlichten Regelkennungen der EN 16931. BR-CO-15 besagt, dass der Bruttobetrag gleich Nettobetrag plus Umsatzsteuer sein muss. Jeder Befund zeigt seine Kennung, damit Sie den genauen Wortlaut der Regel nachschlagen können.
- Was ist die Leitweg-ID und wo steht sie?
- Die Leitweg-ID ist die Kennung, die öffentliche Auftraggeber in Deutschland für die Weiterleitung verlangen. Sie steht im Feld Käuferreferenz (BT-10), und die XRechnung-Regel BR-DE-15 macht sie zur Pflicht. Der E-Invoice Viewer zeigt das Feld an und meldet, wenn es fehlt.
- Lassen sich auch Gutschriften öffnen?
- Ja. UBL-Gutschriften und CII-Dokumente mit einem Gutschrift-Typcode werden genauso gelesen wie Rechnungen.
- Kann ich die Daten in eine Tabelle übernehmen?
- Ja. Rechnungskopf und Positionen lassen sich als CSV exportieren und direkt in Excel, Numbers oder Google Sheets öffnen.
- Warum bekomme ich plötzlich solche Dateien?
- Weil die Pflicht zum Empfang strukturierter E-Rechnungen früher greift als die Pflicht, sie zu versenden. In Belgien gilt sie seit Januar 2026, in Polen seit 2026, in Frankreich seit dem 1. September 2026 und in Deutschland seit Januar 2025.
So sieht das bei einem echten Dokument aus
Drei Fälle aus den Dokumenten, mit denen dieser Viewer entwickelt wurde.
Ein deutscher Lieferant sendet eine XRechnung
Eingabe
eine einzelne .xml-Datei in UBL-Syntax, deren Spezifikationskennung auf xrechnung_3.0 endet.
Ausgabe
Verkäufer und Käufer mit ihren USt-IdNrn., die Käuferreferenz mit der Leitweg-ID, jede Position mit Menge, Einheit und Nettobetrag, die Umsatzsteuer je Kategorie und der Zahlbetrag.
Befund
Fehlt die Käuferreferenz, meldet der Bericht BR-DE-15. An genau dieser Regel weist das System eines deutschen öffentlichen Auftraggebers die Rechnung zurück.
Ein PDF, das in Wirklichkeit eine E-Rechnung ist
Eingabe
eine .pdf-Datei, die wie eine gewöhnliche Rechnung aussieht.
Ausgabe
das im PDF eingebettete XML wird entnommen und gelesen; die Profilzeile nennt, welche ZUGFeRD- oder Factur-X-Konformitätsstufe das Dokument angibt.
Befund
Enthält das PDF kein eingebettetes XML, ist es ein gewöhnliches PDF, und der Viewer sagt das, statt die Beträge zu erraten.
Eine Rechnung, die Ihr System abgelehnt hat
Eingabe
die Datei, die Ihre Software für die Kreditorenbuchhaltung ohne Begründung abgelehnt hat.
Ausgabe
die Summen exakt und in voller Dezimalgenauigkeit nachgerechnet.
Befund
Ein Befund wie BR-CO-15 (der Bruttobetrag muss Nettobetrag plus Umsatzsteuer entsprechen) nennt das Feld, das der Lieferant korrigieren muss, mit angegebenem und errechnetem Wert.
Wer eine E-Rechnung lesen muss
Für alle, die eine strukturierte Rechnung vor sich haben, aber keine Software, die sie öffnet.
Kleine Unternehmen und Selbstständige
Sie müssen E-Rechnungen empfangen können, brauchen zum Lesen aber keine Buchhaltungssoftware. Öffnen, prüfen, weiterleiten.
Steuerberatung und Buchhaltung
Prüfen Sie das eingehende Dokument eines Mandanten, bevor es verbucht wird, und sehen Sie sofort, ob ein fehlendes Feld der Grund für die Ablehnung war.
Kreditorenbuchhaltung
Weist Ihr System die Rechnung eines Lieferanten ab, zeigt die Regelkennung, welches Feld falsch ist und worum Sie den Lieferanten bitten müssen.
Entwicklung und Integration
Vergleichen Sie die Ausgabe Ihres Generators mit dem Standard und sehen Sie das gelesene semantische Modell neben dem Rohdokument.
Referenz
Jede Prüfregel auf einer eigenen Seite
Jede EN-16931-, XRechnung- und Peppol-Regel, die der Viewer prüft, mit der offiziellen Meldung, dem Elementpfad und den zulässigen Werten.
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