Meine PDF ist ein Scan. Funktioniert das?

Nein. Ein gescanntes oder reines Bild-PDF hat keine Textebene, und E-Invoice Converter behilft sich nicht mit OCR — er liest nur Text, den das PDF bereits enthält, und rät deshalb nie einen Wert aus Pixeln.

Was bedeuten die Prüfbefunde?

Jeder ist ein Satz, der das betroffene Feld, den erwarteten Wert gegenüber dem aktuellen und die veröffentlichte EN-16931-, XRechnung- oder Peppol-Regelkennung nennt, etwa BR-CO-15 oder BR-DE-15, sodass Sie die genaue Regel nachschlagen können, statt uns zu glauben.

Kann es Probleme für mich beheben?

Nur rechnerische. Summen neu aufbauen, die Umsatzsteueraufstellung neu aufbauen, Positionsbeträge ableiten und Positionen nummerieren sind Ein-Klick-Korrekturen, weil sie sich aus bereits vorhandenen Zahlen auf der Rechnung ergeben. Alles andere ändert sich nur, wenn Sie es selbst eintragen.

Kann es Gutschriften erzeugen?

Ja. Wählen Sie „Gutschrift" direkt im Feld für den Rechnungstypcode aus — es ist eine von vier Optionen in einer geschlossenen Auswahlliste, nichts zum Eintippen.

Gibt es ein Dateigrößenlimit?

Ja, 20 MB. Eine größere PDF wird abgelehnt, bevor die Verarbeitung beginnt.

PDF-Rechnung in XRechnung: häufige Fragen und Beispiele

Was Menschen fragen, wenn ein Kunde zum ersten Mal nach einer strukturierten Rechnung fragt, dazu drei durchgerechnete Konvertierungen und wo jede Prüfregel nachzuschlagen ist.

Das Werkzeug selbst

E-Invoice Converter

PDF-Rechnung ablegen, jedes Feld prüfen, Peppol BIS 3.0, XRechnung 3.0 oder EN 16931 UBL herunterladen.

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Fünf weitere Fragen

Die vier Fragen, die vor jeder Konvertierung gestellt werden — was es ist, ob es KI nutzt, ob die Rechnung hochgeladen wird, welches Profil zu wählen ist — werden auf der Werkzeugseite selbst beantwortet, wo sie gebraucht werden. Diese fünf kommen danach auf.

Meine PDF ist ein Scan. Funktioniert das?: Nein. Ein gescanntes oder reines Bild-PDF hat keine Textebene, und E-Invoice Converter behilft sich nicht mit OCR — er liest nur Text, den das PDF bereits enthält, und rät deshalb nie einen Wert aus Pixeln.
Was bedeuten die Prüfbefunde?: Jeder ist ein Satz, der das betroffene Feld, den erwarteten Wert gegenüber dem aktuellen und die veröffentlichte EN-16931-, XRechnung- oder Peppol-Regelkennung nennt, etwa BR-CO-15 oder BR-DE-15, sodass Sie die genaue Regel nachschlagen können, statt uns zu glauben.
Kann es Probleme für mich beheben?: Nur rechnerische. Summen neu aufbauen, die Umsatzsteueraufstellung neu aufbauen, Positionsbeträge ableiten und Positionen nummerieren sind Ein-Klick-Korrekturen, weil sie sich aus bereits vorhandenen Zahlen auf der Rechnung ergeben. Alles andere ändert sich nur, wenn Sie es selbst eintragen.
Kann es Gutschriften erzeugen?: Ja. Wählen Sie „Gutschrift" direkt im Feld für den Rechnungstypcode aus — es ist eine von vier Optionen in einer geschlossenen Auswahlliste, nichts zum Eintippen.
Gibt es ein Dateigrößenlimit?: Ja, 20 MB. Eine größere PDF wird abgelehnt, bevor die Verarbeitung beginnt.

So sieht es an einer echten Konvertierung aus

Drei Fälle, für die Extraktor und Prüfung entwickelt wurden.

Ein Freelancer stellt einem belgischen Kunden in Rechnung

Eingabe: eine gewöhnliche PDF-Rechnung, erzeugt aus einer Tabellenkalkulation oder Rechnungssoftware, mit Textebene.

Ausgabe: Peppol-BIS-3.0-UBL-XML, automatisch vorgeschlagen, weil das Land des Käufers Belgien ist, plus ein Prüfbericht.

Das Profil ist ein Vorschlag, keine Festlegung — es lässt sich vor der Erstellung wechseln.

Ein deutscher Käufer erwartet eine Leitweg-ID

Eingabe: eine PDF-Rechnung für einen deutschen Käufer der öffentlichen Verwaltung, ohne aufgedruckte Weiterleitungskennung.

Ausgabe: Das Feld Käuferreferenz bleibt auf Fehlt stehen, statt geraten zu werden.

BR-DE-15 — die Käuferreferenz ist für deutsche Empfänger der öffentlichen Verwaltung verpflichtend und schlägt bei der Prüfung fehl, bis die Leitweg-ID eingetragen ist.

Eine IBAN mit einer vertippten Ziffer

Eingabe: eine PDF, bei der die IBAN irgendwo vorgelagert von Hand abgetippt wurde, mit einer vertauschten Ziffer.

Ausgabe: Das Feld wird als Ungültig markiert — die Mod-97-Prüfziffer stimmt nicht —, bevor die Datei überhaupt erzeugt wird.

Der Fehler wird abgefangen, bevor die Rechnung verschickt wird, nicht erst, nachdem sie vom System des Käufers zurückgewiesen wurde.

Wer eine strukturierte Rechnung senden muss

Für alle, denen gerade gesagt wurde, dass ein Kunde eine strukturierte Rechnung braucht — nicht für eine Buchhaltungsabteilung, die bereits ein ERP mit eingebauter E-Rechnung betreibt.

Freiberufler und Einzelunternehmer

Sie stellen aus einer Vorlage oder einfacher Software in Rechnung, und ein Kunde hat gerade nach Peppol oder XRechnung gefragt. Konvertieren Sie die PDF, die Sie ohnehin erstellen; Sie brauchen keine neue Rechnungssoftware.

Kleine und mittlere Unternehmen

Ihre Buchhaltungssoftware exportiert noch kein UBL, oder Sie sind noch nicht bereit zu wechseln. Konvertieren Sie die Rechnungen, die sie bereits druckt, während Sie sich entscheiden.

Steuerberatung und Buchhaltung

Bereiten Sie die ausgehende Rechnung eines Mandanten für einen Peppol-registrierten Kunden vor, oder prüfen Sie, ob eine konvertierte Datei tatsächlich durchgeht, bevor sie verschickt wird.

Finanz- und Debitorenbuchhaltungsteams

Bearbeiten Sie die gelegentliche Rechnung, die das E-Rechnungsmandat eines Kunden jetzt in strukturierter Form verlangt, ohne für gelegentliches Volumen einen eigenen Peppol-Zugangspunkt einzurichten.

Referenz

Jede Prüfregel auf ihrer eigenen Seite

Jede EN-16931-, XRechnung- und Peppol-Regel, die der Konverter prüft, mit der offiziellen Meldung, dem Elementpfad und den zulässigen Werten.

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Das Werkzeug

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