PDF-Rechnung in XRechnung: häufige Fragen und Beispiele
Was man fragt, wenn ein Kunde zum ersten Mal eine strukturierte Rechnung verlangt. Dazu drei durchgespielte Umwandlungen und wo Sie jede Prüfregel nachschlagen können.
Das Werkzeug selbst
E-Invoice Converter
PDF-Rechnung ablegen, jedes Feld prüfen, als Peppol BIS 3.0, XRechnung 3.0 oder EN 16931 UBL herunterladen.
Konverter öffnenFünf weitere Fragen
Die vier Fragen vor dem Umwandeln – was das Werkzeug ist, ob es KI nutzt, ob die Rechnung hochgeladen wird und welches Profil passt – beantwortet die Werkzeugseite selbst, dort, wo sie gebraucht werden. Diese fünf kommen erst danach.
- Mein PDF ist ein Scan. Funktioniert das?
- Nein. Ein gescanntes PDF oder reines Bild-PDF hat keine Textebene, und der E-Invoice Converter behilft sich nicht mit OCR. Er liest nur Text, den das PDF bereits enthält, und errät deshalb nie einen Wert aus Pixeln.
- Was bedeuten die Prüfbefunde?
- Jeder Befund ist ein ganzer Satz. Er nennt das betroffene Feld, den erwarteten und den aktuellen Wert sowie die veröffentlichte Regelkennung aus EN 16931, XRechnung oder Peppol, etwa BR-CO-15 oder BR-DE-15. So können Sie die genaue Regel nachschlagen, statt dem Werkzeug einfach zu glauben.
- Kann er Fehler für mich beheben?
- Rechenfehler ja, mit einem Klick. Summen neu berechnen, die Umsatzsteuer-Aufschlüsselung neu aufbauen, Positionsbeträge ableiten und Positionen nummerieren: All das ergibt sich aus Zahlen, die bereits auf der Rechnung stehen. Ein Wert wird nicht berechnet, sondern angeboten: Hat eine Partei eine USt-IdNr., aber keine elektronische Adresse, wird die USt-IdNr. als Adresse angeboten und nur übernommen, wenn Sie zustimmen. Die USt-Kategorie einer Position, die noch als Unsicher markiert ist, richtet sich nach dem Steuersatz, den Sie eintragen. Alles andere ändert sich nur, wenn Sie es selbst eintragen.
- Kann er Gutschriften erzeugen?
- Ja. Wählen Sie „Gutschrift“ direkt im Feld für den Rechnungstypcode. Das ist eine von vier Optionen in einer festen Auswahlliste; eintippen müssen Sie nichts.
- Gibt es eine Größenbeschränkung?
- Ja, 20 MB. Ein größeres PDF wird abgelehnt, bevor die Verarbeitung beginnt.
So sieht eine echte Umwandlung aus
Drei Fälle, für die Felderkennung und Prüfung entwickelt wurden.
Ein Freiberufler schreibt einem belgischen Kunden eine Rechnung
Eingabe
eine gewöhnliche PDF-Rechnung mit Textebene, erstellt mit einer Tabellenkalkulation oder Rechnungssoftware.
Ausgabe
Peppol-BIS-3.0-UBL-XML, automatisch vorgeschlagen, weil der Käufer in Belgien sitzt, dazu ein Prüfbericht.
Befund
Das Profil ist ein Vorschlag, keine feste Vorgabe; Sie können es vor dem Erzeugen wechseln.
Ein deutscher Käufer erwartet eine Leitweg-ID
Eingabe
eine PDF-Rechnung für einen deutschen öffentlichen Auftraggeber, auf der keine Leitweg-ID aufgedruckt ist.
Ausgabe
das Feld Käuferreferenz bleibt auf „Fehlt“ stehen, statt dass ein Wert geraten wird.
Befund
BR-DE-15: Für deutsche öffentliche Auftraggeber ist die Käuferreferenz Pflicht, und die Prüfung schlägt fehl, bis die Leitweg-ID eingetragen ist.
Eine IBAN mit einer vertippten Ziffer
Eingabe
ein PDF, bei dem die IBAN irgendwo vorher von Hand abgetippt und dabei eine Ziffer vertauscht wurde.
Ausgabe
das Feld wird als „Ungültig“ markiert, weil die Mod-97-Prüfziffer nicht stimmt – noch bevor die Datei erzeugt wird.
Befund
Der Fehler fällt auf, bevor die Rechnung verschickt wird, und nicht erst, wenn das System des Käufers sie zurückweist.
Wer eine strukturierte Rechnung senden muss
Für alle, die gerade erfahren haben, dass ein Kunde eine strukturierte Rechnung braucht – nicht für Buchhaltungsabteilungen, deren ERP die E-Rechnung bereits eingebaut hat.
Freiberufler und Einzelunternehmer
Sie schreiben Rechnungen mit einer Vorlage oder einfacher Software, und ein Kunde hat gerade Peppol oder XRechnung verlangt. Wandeln Sie das PDF um, das Sie ohnehin erstellen; neue Rechnungssoftware brauchen Sie nicht.
Kleine und mittlere Unternehmen
Ihre Buchhaltungssoftware exportiert noch kein UBL, oder Sie sind noch nicht bereit für einen Wechsel. Wandeln Sie die Rechnungen um, die sie schon druckt, während Sie sich entscheiden.
Steuerberatung und Buchhaltung
Bereiten Sie die ausgehende Rechnung eines Mandanten für einen bei Peppol registrierten Kunden vor oder prüfen Sie vor dem Versand, ob eine umgewandelte Datei die Prüfung wirklich besteht.
Finanzteams und Debitorenbuchhaltung
Erledigen Sie die gelegentliche Rechnung, die ein Kunde wegen seiner E-Rechnungspflicht jetzt strukturiert braucht, ohne für so wenige Fälle einen eigenen Peppol-Zugangspunkt einzurichten.
Referenz
Jede Prüfregel auf einer eigenen Seite
Jede EN-16931-, XRechnung- und Peppol-Regel, die der Konverter prüft, mit der offiziellen Meldung, dem Elementpfad und den zulässigen Werten.
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