Créer une facture électronique depuis un PDF : questions fréquentes
Les questions qu'on se pose quand un client demande pour la première fois une facture structurée, avec trois conversions détaillées et où trouver chaque règle de validation.
L'outil lui-même
E-Invoice Converter
Déposez une facture PDF, vérifiez chaque champ, puis téléchargez-la en Peppol BIS 3.0, XRechnung 3.0 ou UBL EN 16931.
Ouvrir le convertisseurCinq autres questions
Les quatre questions qu'on se pose avant de convertir quoi que ce soit (ce qu'est l'outil, s'il utilise l'IA, si la facture est envoyée, quel profil choisir) trouvent leur réponse sur la page de l'outil, là où elles servent. Les cinq suivantes viennent après.
- Mon PDF est scanné. Est-ce que ça marche ?
- Non. Un PDF scanné ou composé uniquement d'images n'a pas de couche de texte à lire, et E-Invoice Converter n'ajoute pas d'OCR pour contourner le problème : il ne lit que le texte déjà présent dans le PDF, et ne devine donc jamais une valeur à partir de pixels.
- Que signifient les anomalies de validation ?
- Chacune est une phrase qui nomme le champ concerné, compare la valeur attendue à la valeur actuelle et cite l'identifiant publié de la règle EN 16931, XRechnung ou Peppol, par exemple BR-CO-15 ou BR-DE-15. Vous pouvez ainsi consulter la règle exacte au lieu de croire l'outil sur parole.
- Peut-il corriger des problèmes à ma place ?
- Les problèmes de calcul, oui, en un clic. Recalculer les totaux et la ventilation de la TVA, déduire les montants de ligne et numéroter les lignes : tout cela découle de chiffres déjà présents sur la facture. Une valeur est proposée plutôt que calculée : quand une partie a un numéro de TVA mais pas d'adresse électronique, ce numéro est proposé comme adresse, et il n'est utilisé que si vous l'acceptez. Si la catégorie de TVA d'une ligne est encore marquée Incertain, elle suit le taux que vous saisissez. Rien d'autre ne change sans que vous le saisissiez vous-même.
- Peut-il générer des avoirs ?
- Oui. Choisissez « Avoir » directement dans le champ Code de type de facture : c'est l'une des quatre options d'une liste déroulante fermée, pas une valeur à saisir.
- Y a-t-il une limite de taille de fichier ?
- Oui, 20 Mo. Un PDF plus volumineux est rejeté avant le début de l'analyse.
Ce que cela donne sur une conversion réelle
Trois cas que l'extracteur et le validateur savent traiter.
Un indépendant facture un client belge
Entrée
une facture PDF ordinaire, générée par un tableur ou un logiciel de facturation, avec une couche de texte.
Sortie
XML UBL Peppol BIS 3.0, suggéré automatiquement parce que le pays de l'acheteur est la Belgique, accompagné d'un rapport de validation.
Anomalie
Le profil est une suggestion, pas une obligation : vous pouvez le changer avant de générer le fichier.
Un acheteur allemand attend un Leitweg-ID
Entrée
une facture PDF destinée à un acheteur public allemand, sans identifiant d'acheminement imprimé dessus.
Sortie
le champ Référence acheteur reste à l'état Manquant au lieu d'être deviné.
Anomalie
BR-DE-15 : la référence acheteur est obligatoire pour les destinataires publics allemands, et la validation échoue tant que le Leitweg-ID n'est pas saisi.
Un IBAN avec un chiffre mal saisi
Entrée
un PDF dont l'IBAN a été ressaisi à la main en amont, avec un chiffre erroné.
Sortie
le champ est marqué Invalide (la clé de contrôle mod 97 ne correspond pas) avant même que le fichier soit généré.
Anomalie
L'erreur est repérée avant l'envoi de la facture, et non après son rejet par le système de l'acheteur.
Qui doit envoyer une facture structurée
Toute personne à qui l'on vient de dire qu'un client a besoin d'une facture structurée. Pas un service comptable déjà équipé d'un ERP avec facturation électronique intégrée.
Indépendants et entrepreneurs individuels
Vous facturez à partir d'un modèle ou d'un logiciel simple, et un client vient de vous demander du Peppol ou de la XRechnung. Convertissez le PDF que vous produisez déjà ; inutile de changer de logiciel de facturation.
Petites et moyennes entreprises
Votre logiciel comptable n'exporte pas encore en UBL, ou vous n'êtes pas prêt à en changer. Convertissez les factures qu'il produit déjà, le temps de vous décider.
Experts-comptables et teneurs de livres
Préparez la facture sortante d'un client destinée à un acheteur inscrit sur Peppol, ou vérifiez qu'un fichier converti passera bien la validation avant son envoi.
Équipes finance et comptabilité clients
Traitez la facture occasionnelle que l'obligation de facturation électronique d'un client impose désormais sous forme structurée, sans ajouter de point d'accès Peppol pour un volume aussi ponctuel.
Référence
Une page par règle de validation
Chaque règle EN 16931, XRechnung et Peppol contrôlée par le convertisseur, avec le message officiel, le chemin de l'élément et les valeurs autorisées.
Voir toutes les règles de validationL'outil
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